Skip to main content

EHF

Dersom din organisasjon støtter EHF-fakturaer, kan du motta godkjente utleggsrapporter som EHF-fakturaer i ditt regnskapssystem. Din organisasjon må være ELMA-registrert for å kunne motta EHF-fakturaer.

Oppsett​

Er du usikker kan du søke etter din bedrift her.

For å aktivere EHF som leveringsmetode for din organisasjon, kan dette gjøres i dashbordet under Innstillinger → Generelt.

XML format​

EHF-fakturaer sendes som XML-filer med samme informasjon som vises i PDF-fakturaen. PDF-fakturaen legges til i XML-filen som et vedlegg og er ofte standardvisning i regnskapssystemet. Status på EHF-fakturaer vises i dashbordet under Arkiv. Hvis fakturaen står som 'Sendt', er den generert og sendt fra Utleggsappen. Når fakturaen står som 'Levert', skal den være tilgjengelig i regnskapssystemet.

Struktur på XML-filen​

Strukturen på XML-filen som sendes når EHF er aktivert beskrives her. De fleste av feltene er selvforklarende, men under ligger en oversikt over feltene som ikke nødvendigvis har en åpenbar betydning.

Buyer Reference​

Her brukes navnet til brukeren som har godkjent utlegget. Hvis godkjenningsflyten er skrudd av brukes navnet på den som har levert utlegget.

Accounting Supplier Party​

Dette feltet fylles inn med navn og organisasjonsnummer til Logisk Brist AS, da EHF-fakturaer må sendes fra en organisasjon som er registrert i ELMA. Feltene Endpoint ID og Party Legal Entity er derfor alltid like. Resten av feltene fylles ut med kontaktinformasjonen til brukeren som har sendt inn utlegget, da vi sender fakturaen på vegne av vedkommende. Dette gjelder feltene Party Name, Postal Address og Contact. Feltet Party Tax Scheme fylles inn i tråd med kravet til at 'Foretaksregisteret' skal fremgå av salgsdokumentet, som beskrevet her.

Delivery​

Actual Delivery Date er datoen faturaen genereres. Delivery Location er forretningsadressen til din organisasjon.

Payment Means​

Payment Means Code er satt til '31' (Debit transfer). Payee Financial Account består av kontonummeret til brukeren som har sendt inn utlegget.

Payment Terms​

Forfallsdatoen er 5 dager etter fakturadato som standardverdi. Hvis din organisasjon har behov for å endre antall dager til forfallsdatoen, ta kontakt på hei@logiskbrist.no.

Tax Total​

Vi bruker MVA-kode 'E' i fakturaen, som tilsvarer 0% MVA. Dette innebærer at alle utlegg sendes inn med MVA-beløp på 0 kroner.

Invoice Line​

Invoiced Quantity beskriver antallet enheter for fakturalinjen. Line Extension Amount er summen som skal refunderes for fakturalinjen. Under Item står både Name og Description som beskrivelsen brukeren har gitt for utlegget. Classified Tax Category består av ID, satt til 'E', og Percent, satt til '0'. Tax Scheme er satt til 'VAT'.

Utlegg​

Hvert utlegg føres som en fakturalinje. Invoiced Quantity settes til '1' og Line Extension Amount settes til summen som skal refunderes for utlegget. Under Price er Price Amount tilsvarende Line Extension Amount, og Base Quantity er satt til '1' med unitCode 'STK'.

Kjøregodtgjørelser​

Hver kjøregodtgjørelse føres som én fakturalinje hvis bompenger ikke er inkludert og to fakturalinjer hvis bompenger er inkludert. Fakturalinjen for bompenger fungerer likt som for utlegg. I fakturalinjen for kilometergodtgjørelse er Invoiced Quantity antall kilometer kjørt. Under Price er Price Amount kilometersatsen og Base Quantity '1' med unitCode 'KMT'.

Accounting Cost​

Hver fakturalinje inneholder feltet Accounting Cost. Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har laget et forslag til standardisering av dette feltet så kontering kan skje automatisk. Vi følger denne standardiseringen.

NB: Ikke alle regnskapssystemer støtter dette. Regnskapssystemer som støtter automatisk kontering basert på Accounting Cost-feltet er blant annet:

  • Microsoft Dynamics
  • Unimicro
  • Visma Net

Eksempler på regnskapssystemer som ikke støtter dette feltet er:

  • PowerOffice
  • Tripletex

Feltet Accounting Cost legges til i fakturalinjen så lenge enten Konto, Avdeling eller Prosjekt har en verdi. Fordi enkelte regnskapssystem som støtter automatisk kontering basert på Accounting Cost-feltet bare leser feltet hvis alle parameterene Konto, Avdeling, Produkt, Prosjekt og MVAkode er med, fyller vi alltid inn alle parameteren når feltet er med. Standardverdiene er som følger:

  • Konto: 7140
  • Avdeling: 10
  • Produkt: 10
  • Prosjekt: 10
  • MVA-kode: 0

Sammenhengen mellom parametere i Accounting Cost og innstillinger i dashbordet er:

Konto: Tilsvarer Konto i Innstillinger → Utleggstyper.

Avdeling: Foreløpig ikke mulig å endre.

Produkt: Foreløpig ikke mulig å endre.

Prosjekt: Tilsvarer Konto i Prosjekter → Innstillinger

MVA-kode: Ikke mulig å endre.