Regnskap og eksport
Når en rapport er godkjent kan dataene sendes videre til regnskap, lønn eller egne mottakssystemer.
Velg riktig spor
| Hvis dere vil… | Bruk |
|---|---|
| sende data direkte til et støttet regnskapssystem | dedikert provider-integrasjon |
| styre kolonner og rekkefølge selv | CSV-eksport |
| synkronisere strukturdata (avdelinger, prosjekter) | provider med 2-veis sync |
| sende lønnsrelevante linjer | provider med wage-støtte (Unimicro, m.fl.) |
Støttede providere
Provider-listen oppdateres dynamisk. Sjekk Innstillinger → Integrasjoner for nøyaktig hva som er tilgjengelig for din organisasjon.
| Provider | Auth | Sync-retning | Strukturdata (avd/prosj) | Wage |
|---|---|---|---|---|
| PowerOffice Go | OAuth (redirect) | Push utlegg, Pull avd/prosj | Pull | Begrenset |
| Unimicro | API-nøkkel | Push, Pull avd/prosj | Pull | ✅ |
| Tripletex | API-nøkkel | Push, Pull avd/prosj | Pull | Begrenset |
| Visma eAccounting | OAuth | Push | Push | — |
| Visma.net | OAuth | Push, Pull avd/prosj | Pull | Begrenset |
| CSV-eksport | (ingen) | Manuell nedlasting / planlagt levering | — | — |
| Eget system via API | PAT/SAT | Pull via /reports | — | — |
For eksakte feltmappinger, sjekk integrasjonsoppsettet i UI eller kontakt support@utlegg.app.
API-pull: betalingskorttype tilgjengelig
Rapporter hentet via GET /reports og GET /reports/:id inkluderer expense.paymentCard.cardType i hvert utlegg-objekt. Feltet skiller mellom debet- og kredittkort og er nyttig for lønn- og regnskapsintegrasjoner som trenger å generere ulike bilagslinjer avhengig av korttype.
CSV-eksport — format
Standard CSV-eksport leveres som:
- Encoding: UTF-8 med BOM
- Separator: semikolon (
;) — Excel-vennlig i NO-locale - Decimal: komma (
,) - Date format: ISO 8601 (
YYYY-MM-DD) - Linjeskift: CRLF
- Escaping: verdier som inneholder separator eller anførselstegn pakkes i
"..."med doblet anførselstegn for escape
Standard kolonner
ReportId; ReportName; SubmittedAt; ApprovedAt; UserName; UserEmail;
DepartmentNumber; DepartmentName; ProjectNumber; ProjectName;
LineId; ExpenseDate; ExpenseTypeCode; ExpenseTypeName;
AccountNumber; Description; Currency; Amount; Rate; AmountNOK; VatCode; VatAmount;
PaidByCompany; AttachmentUrl
For utlegg i utenlandsk valuta brukes beløpet omregnet til organisasjonens grunnvaluta i Amount-kolonnen. Rate viser valutakursen som ble brukt. Originalvalutaen er tilgjengelig i Currency-kolonnen.
Konfigurere CSV-oppsettet
CSV-integrasjonens oppsettskjema (under Innstillinger → Integrasjoner) støtter rike konfigurasjonsfelt:
Kolonner
Kolonnemapperen lar deg styre hvilke data som eksporteres og i hvilken rekkefølge:
- Dra-og-slipp for å endre rekkefølge på kolonnene
- Hver kolonne kan enten hente data fra et rapportfelt eller fylles med en fast verdi
- Egendefinert kolonnenavn per kolonne
- Valgfritt utleggstype-filter per kolonne — kolonnen eksporteres kun for valgte utleggstyper
- Forhåndsvisning av kolonneoverskrifter i sanntid mens du setter opp
Planlagt levering
CSV-filen kan sendes automatisk én gang i måneden. Aktiver planlagt levering i oppsettet og velg dag i måneden og klokkeslett.
E-postmottakere
Angi e-postadressene som skal motta den planlagte filen. Adressene valideres fortløpende og vises som merkelapper i oppsettet.
EHF-fakturaer
Utleggsappen genererer EHF-fakturaer fra godkjente rapporter. Som standard brukes plattformens innebygde selgeridentitet i EHF XML. Organisasjoner som trenger en annen juridisk enhet som avsender — typisk konserner med flere selskaper — kan konfigurere egendefinert selgeridentitet på organisasjonsnivå:
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
invoiceSellerOrgNumber | Overstyrer standard organisasjonsnummer i EHF XML |
invoiceSellerLegalName | Overstyrer standard juridisk navn i EHF XML |
Kontakt support@utlegg.app for å konfigurere egendefinert selgeridentitet for din organisasjon.
Slik kommer du i gang
- Rydd kategorier, kontokoder og satser. Mapping er forutsetning for ren eksport.
- Bestem datasannhetskilde for avdelinger og prosjekter — Utleggsappen eller regnskapssystemet?
- Koble på integrasjonen og test på en håndfull rapporter.
- Verifiser i målsystemet at beløp, MVA, valuta, avdeling og prosjekt stemmer.
- Avtal feilrutine — hva skjer når en linje ikke kan eksporteres?
Eksportlivssyklus per rapport
Godkjent → I eksportkø → Eksportert → (ev. Avvist av regnskap → Manuell retting)
Idempotens: hver linje eksporteres med en stabil externalId. Re-eksport oppdaterer mottakeren der det støttes; ellers vises en feil og krever manuell handtering.
Vanlige feil og kontrollpunkter
- Mangler kategorimapping: Linjen blir liggende i "Klar til eksport" til mapping er på plass.
- Avdeling/prosjekt eksisterer ikke i regnskap: Synkroniser strukturdata først, eller fjern referansen.
- Valutarunding: API-et bruker bankers rounding (HALF_EVEN) på 2 desimaler.
- MVA-kode mangler: Sett standard MVA-kode per utleggstype.