Regnskap, lønn og eksport
Når en rapport er endelig godkjent, kan den sendes videre til regnskap, lønn eller en fil. Hver integrasjon har sin egen side som forklarer hva som sendes, hvor det havner i målsystemet og hva dere må sette opp først.
Hvilke integrasjoner organisasjonen kan koble til, ser du under Innstillinger → Integrasjoner. Integrasjoner merket «ved forespørsel» aktiveres av support.
Regnskap
| Integrasjon | Hvor havner rapporten | Hentes inn | Tilgjengelighet |
|---|---|---|---|
| PowerOffice Go | Leverandørfaktura, eller lønnslinjer med lønnshåndtering | Prosjekter, avdelinger, kontoer | Åpen |
| Unimicro (også Azets, Eika, DNB, SpareBank 1) | Variable poster på lønnsavregning med lønnshåndtering. Som leverandørfaktura via EHF. | Prosjekter, avdelinger | Åpen |
| Fiken | Kjøp, bokført | Prosjekter, kontoer | Ved forespørsel |
| Tripletex | Ansattutlegg (vanlige utlegg) eller reiseregning (reiser og kjøringer), eller lønnsbilag med lønnshåndtering | Prosjekter, avdelinger | Åpen |
| Finago | Bilag i hovedboken, bokført | Prosjekter, avdelinger, kontoer | Åpen |
| Visma Business NXT | Bilag i en ny bunt, ikke oppdatert | Prosjekter | Åpen |
Lønn og bemanning
| Integrasjon | Hvor havner rapporten | Tilgjengelighet |
|---|---|---|
| SD Worx | Lønnstransaksjoner i en importbunt | Åpen (via KNIF Regnskap: ved forespørsel) |
| RecMan | Tillegg på den ansattes oppdrag | Åpen |
| Unit4 | Lønnsfil til import i Unit4 | Ved forespørsel |
Fil, e-post og faktura
| Integrasjon | Hva sendes | Tilgjengelighet |
|---|---|---|
| CSV-eksport | CSV-fil per rapport eller samlet etter plan, på e-post eller Google Drive | Åpen |
| E-postlevering | Utleggsskjemaet som PDF til faste mottakere | Åpen |
| EHF og viderefakturering | Rapporten som EHF-faktura til organisasjonen | Ved forespørsel |
Kortdata inn i Utleggsappen er beskrevet under AirPlus og Digitale kvitteringer og kortdata.
Slik fungerer det for alle integrasjonene
Når sendes rapporten
Rapporten sendes når den er endelig godkjent og fakturaen er opprettet. Én rapport gir én sending per integrasjon. Rapporter som ble godkjent før integrasjonen ble koblet til, sendes ikke.
Kontokoder og lønnsarter
Hver utleggstype har en kontokode og eventuelt en alternativ kontokode. Kjøregodtgjørelse og diett får sine koder fra Innstillinger → Kontering. Hva kodene betyr, avhenger av integrasjonen:
- i regnskapsintegrasjoner er kontokoden et kontonummer i kontoplanen
- i lønnsintegrasjoner er kontokoden en lønnsart
- noen integrasjoner lar dere velge om kontokoden eller den alternative kontokoden skal brukes
Se siden for integrasjonen dere bruker. Kodene må finnes i målsystemet før første rapport sendes.
Prosjekter og avdelinger
Integrasjoner som henter prosjekter og avdelinger, gjør det når du trykker Synk på integrasjonssiden. Det skjer ikke automatisk, heller ikke når integrasjonen kobles til. Trykk Synk etter tilkobling og hver gang dere oppretter nye prosjekter eller avdelinger i målsystemet.
Noen systemer tar prosjekt og avdeling per linje, andre bare fra rapporten. Det står på siden for hver integrasjon.
Status og feil
Status for sendingen vises på rapporten under Faktura. Feiler sendingen, vises Mislykket med en forklaring. Rett årsaken (for eksempel en manglende kontokode eller ansattnummer), og kontakt support@utleggsappen.no for å få rapporten sendt på nytt. Ny sending til en integrasjon gjøres av support, fordi noen systemer ellers kan få samme rapport bokført to ganger.
Slik kommer du i gang
- Rydd i utleggstyper, kontokoder og satser.
- Bestem om prosjekter og avdelinger skal vedlikeholdes i Utleggsappen eller hentes fra målsystemet.
- Koble til integrasjonen og send noen få rapporter.
- Kontroller i målsystemet at beløp, MVA, valuta, avdeling og prosjekt stemmer.
- Avtal hvem som følger med på rapporter med status Mislykket.
Eget system via API
Rapporter kan også hentes via API med en personlig eller tjenestekonto-token. Se API og autentisering.
Rapporter hentet via GET /reports og GET /reports/:id inkluderer expense.paymentCard.cardType i hvert utlegg-objekt. Feltet skiller mellom debet- og kredittkort, slik at lønns- og regnskapsintegrasjoner kan lage ulike bilagslinjer avhengig av korttype.