Utleggstyper, satser og kontering
Kategorier og satser er noe av det viktigste å få riktig tidlig. De avgjør hvordan brukerne fører, hvordan godkjenning vurderer og hvordan data lander i lønn eller regnskap.
Kategorier / utleggstyper
Kategorier brukes til å:
- gi brukeren riktige valg i skjemaet
- knytte utgifter til kontokoder
- styre hvilke felter eller regler som gjelder
Kategorier fra regnskapssystemet
Kategorier kan også synkroniseres inn fra kontoplanen i et regnskapssystem i stedet for å vedlikeholdes manuelt. Det støttes for PowerOffice Go, Fiken og Finago. Synkroniserte kategorier merkes som importert fra integrasjonen i kategorilisten. De kan skjules for ansatte i utleggsskjemaet – for eksempel kontoer som ikke er relevante å føre direkte mot – uten at det påvirker kontering og eksport. Bruk synlighetsfilteret i kategorilisten for å finne skjulte kategorier.
Satser
Satser brukes særlig for:
- kjøregodtgjørelse
- diett
- andre standardiserte beregninger der beløpet er fast
De trekkfrie satsene for kjøregodtgjørelse og diett er lovbestemt av Skatteetaten og følger automatisk - de kan ikke settes eller overstyres per organisasjon. Egendefinerte satser kan fortsatt brukes for andre, ikke-lovbestemte beregninger.
Overnattingskategorier for diett
Når diett er aktivert, kobles fire overnattingstyper til hver sin utleggstype under diett-innstillingene, slik at overnattingsutgifter bokføres på riktig kontokode:
| Overnattingstype | Brukes for |
|---|---|
| Hotell | selve hotellkostnaden |
| Overnatting med kokemuligheter | overnatting med tilgang til kjøkken (f.eks. Airbnb, leilighet) |
| Overnatting uten kokemuligheter | overnatting uten kjøkken som ikke er et vanlig hotell (f.eks. motell, pensjonat) |
| Frokost (spesifisert) | frokost som er listet som en egen post på kvitteringen |
Hotell-kategorien må være koblet for at brukere skal kunne sende inn reiseregninger med overnatting - uten den koblingen kan ikke overnattingsutgiften bokføres, og rapporten kan ikke sendes inn.
Sletter du en utleggstype som er koblet til en overnattingstype, frigjøres koblingen automatisk slik at den kan settes på en annen utleggstype.
Ulegitimert nattillegg
Ulegitimert nattillegg er et skattefritt tillegg på kr 452 per natt (2026) for reisende som overnatter på jobbreise i Norge uten utgifter til overnatting. Det gjelder for eksempel når de bor hos familie eller venner, eller reiser med nattog uten sovekupé. Det er statens regler, men mange private virksomheter betaler det ikke. Derfor er det av til dere slår det på.
Slå det på
- Gå til Innstillinger → Diett.
- Slå på Ulegitimert nattillegg. Valget vises når diett er slått på for organisasjonen.
Når det er på, kan de reisende kreve nattillegg på reiseregninger i Norge. Typen Reise / transport (fly, tog, båt, buss) dukker også opp når de legger inn overnatting. Den reisende må bekrefte vilkårene hver gang. Det er satsen fra Skatteetaten som brukes, og den kan ikke endres.
Slår dere det av igjen, påvirker det ikke rapporter som allerede er sendt inn eller godkjent.
Velg lønnart
- Gå til Innstillinger → Kontering.
- Fyll inn koden under Ulegitimert nattillegg.
Lar du feltet stå tomt, brukes koden for trekkfri diett uten overnatting. Nattillegget sendes til lønn som en egen skattefri linje med antall netter og sats per natt.
Slik ser det ut for de reisende og godkjennerne: Ulegitimert nattillegg.
Kontering og videre bruk
Hvor kontokodene settes opp
Kontokoder for kjøregodtgjørelse og diett settes under Innstillinger → Kontering. Fanen vises bare når organisasjonen har Kjøring og/eller Reise aktivert, og viser kun kodefeltene som er relevante for de aktive modulene. Hver kode tilordnes enten en regnskapskonto eller en lønnart, avhengig av hvilken integrasjon og hvilket oppsett dere bruker.
Vanlige feil
- kategorier uten oppdatert kontokode
- satser som ikke følger ny periode
- blanding av manuelle og integrerte kontokodesett uten klar eier
- bruk av «midlertidige» kategorier som aldri ryddes opp
- manglende lovbestemt sats for et nytt kjøreår gjør at kjøregodtgjørelse blokkeres ved innsending til satsen er lagt inn