Fakturamottak
Fakturamottak gjør at dokumenter kan komme inn i Utleggsappen uten at noen manuelt må laste dem opp i etterkant.
Vanlige innganger
- e-post til mottaksadresse
- EHF
- andre systemkoblinger der fakturadata kommer inn via integrasjon
Mottatte dokumenter kan tas videre fra mottaket eller innboksen når de skal brukes i en rapport.
Hva organisasjonen bør avklare
- hvem som eier mottaket
- om dokumenter skal gå til innboks, fakturavisning eller egen behandling
- hvordan mottatte dokumenter skal spores videre
Automatisk tildeling av innboksadresse
Organisasjoner kan konfigurere en mal for automatisk å tildele en personlig innboks-e-postadresse til hvert nytt medlem. Adressen opprettes når brukeren provisjoneres (via SCIM eller invitasjon), og kan brukes til å videresende kvitteringer og fakturaer direkte inn i brukerens innboks i appen.
Tilgjengelige malvariabler:
| Token | Beskrivelse |
|---|---|
{firstName} | Fornavn |
{lastName} | Etternavn |
{email} | E-postadresse |
{employeeNumber} | Ansattnummer |
Eksempel: Malen {firstName}.{lastName} gir f.eks. adressen kari.nordmann@utlegg.app.
Adressen er unik per bruker. Som standard beholder en bruker som er medlem av flere organisasjoner én og samme personlige innboksadresse uavhengig av organisasjonstilhørighet. Innhold som sendes til adressen havner i brukerens innboks og kan kobles til en rapport som vanlig.
Funksjonen er ikke aktiv som standard. Kontakt support for å aktivere og konfigurere malen for organisasjonen.
Låst innboks per organisasjon (enterprise)
Organisasjoner med tilgang til denne funksjonen kan i stedet låse innboksadressen til organisasjonen, slik at kvitteringer sendt dit alltid tilhører riktig organisasjon - også for brukere som er medlem flere steder.
- Når funksjonen er aktivert for en organisasjon (som standard for nye medlemmer, eller påtvunget for alle, se Brukere, roller og invitasjoner), får brukeren en egen innboksadresse per organisasjon i stedet for én delt personlig adresse.
- Innhold som sendes til en organisasjonslåst adresse stemples alltid med den organisasjonen, uavhengig av hva avsenderen ellers oppgir.
- En bruker kan også selv opprette en organisasjonslåst adresse for en organisasjon vedkommende er medlem av, i tillegg til den personlige adressen.
- Forlater brukeren organisasjonen, eller blir blokkert/deprovisjonert (se SCIM-referanse), slutter adressen å ta imot nye kvitteringer. Historiske kvitteringer og rapporter beholdes, og adressen tas i bruk igjen automatisk hvis brukeren senere kommer tilbake til samme organisasjon.
Kontakt support for å aktivere denne funksjonen for organisasjonen.
Se også
Nerdehjørnet
Fakturamottak har sin egen livssyklus og bør ikke behandles som vanlig utleggsflyt. Hvis du integrerer her, bør du beholde kildemetadata, mottakstidspunkt og rutingstatus intakt, slik at dokumenter kan spores også før de er ferdig behandlet.