Fakturamottak
Fakturamottak gjør at dokumenter kan komme inn i Utleggsappen uten at noen manuelt må laste dem opp i etterkant.
Vanlige innganger
- e-post til mottaksadresse
- EHF
- andre systemkoblinger der fakturadata kommer inn via integrasjon
Mottatte dokumenter kan tas videre fra mottaket eller innboksen når de skal brukes i en rapport.
Hva organisasjonen bør avklare
- hvem som eier mottaket
- om dokumenter skal gå til innboks, fakturavisning eller egen behandling
- hvordan mottatte dokumenter skal spores videre
Innboksadresser
Hver bruker kan videresende kvitteringer og fakturaer til en egen adresse som havner rett i brukerens innboks. Det finnes to typer adresser, og en bruker kan ha begge.
| Personlig innboksadresse | Innboksadresse låst til organisasjonen | |
|---|---|---|
| Hvor mange | Høyst én per bruker | Én per organisasjon som bruker det |
| Hvem oppretter den | Brukeren slår den på selv | Opprettes automatisk når organisasjonen har en adressemal eller tvinger låst innboks for alle |
| Krever enterprise | Nei | Nei med adressemal. Ja for å tvinge den på alle medlemmer |
| Adresse | Lages av navnet, for eksempel kari.nordmann@utlegg.app | Lages av organisasjonens mal, eller navn pluss organisasjon, for eksempel kari-nordmann-acme@utlegg.app |
| Hvilken organisasjon | Ingen. Brukeren velger organisasjon for hver kvittering | Alltid organisasjonen adressen er låst til |
| Når brukeren slutter | Uendret, den er brukerens egen | Slutter å ta imot nye kvitteringer, men kvitteringene blir hos organisasjonen |
To innbokser kan aldri dele adresse.
Personlig innboksadresse
Den personlige adressen hører til brukeren, ikke til en organisasjon. Den krever ingen innstilling hos organisasjonen. Brukeren slår den på selv med Aktiver innboks under Innboks. Adressen lages av navnet, og er den tatt, prøves en annen variant. Det som sendes dit, kan brukes i utlegg for hvilken som helst organisasjon brukeren er med i.
Appen viser bare Aktiver innboks når brukeren ikke allerede har en adresse. I en organisasjon som tvinger låst innboks (se under), får brukeren adressen fra organisasjonen i stedet.
Innboksadresse låst til organisasjonen
En låst adresse hører til én organisasjon. Alt som sendes dit, merkes med den organisasjonen uansett hva avsenderen oppgir, og blir værende som organisasjonens data også etter at brukeren slutter.
Låst adresse er i seg selv ikke en enterprise-funksjon. Det er bare å tvinge den på alle medlemmer som krever enterprise. En bruker får en låst adresse på to måter:
- Organisasjonen har en adressemal (krever ikke enterprise). Nye medlemmer får en låst adresse når de blir med, via SCIM eller invitasjon. Kontakt support for å sette opp malen.
- Organisasjonen tvinger låst innboks for alle (enterprise). Alle medlemmer, også de som allerede er med, får en låst adresse, med eller uten mal. Se Låse innboks til organisasjonen.
Tilgjengelige malvariabler:
| Token | Beskrivelse |
|---|---|
{firstName} | Fornavn |
{lastName} | Etternavn |
{email} | E-postadresse |
{employeeNumber} | Ansattnummer |
Eksempel: Malen {firstName}.{lastName} gir f.eks. adressen kari.nordmann@utlegg.app.
Uten mal blir adressen navnet pluss organisasjonens kortnavn, for eksempel kari-nordmann-acme@utlegg.app. Er adressen tatt, legges det til et nummer, som kari.nordmann-2@utlegg.app.
Har brukeren allerede en personlig adresse som passer malen, lages det ingen ny adresse. Da flyttes den personlige innboksen over til organisasjonen og blir den låste, sammen med kvitteringene som ligger i den. Brukeren har etterpå ingen personlig adresse, men kan slå på en ny.
Forlater brukeren organisasjonen, eller blir blokkert eller deprovisjonert (se SCIM-referanse), slutter adressen å ta imot nye kvitteringer. Historiske kvitteringer og rapporter beholdes, og adressen tas i bruk igjen automatisk hvis brukeren senere kommer tilbake til samme organisasjon.
Se også
Nerdehjørnet
Fakturamottak har sin egen livssyklus og bør ikke behandles som vanlig utleggsflyt. Hvis du integrerer her, bør du beholde kildemetadata, mottakstidspunkt og rutingstatus intakt, slik at dokumenter kan spores også før de er ferdig behandlet.