Avdelinger og prosjekter
Avdelinger og prosjekter gjør at rapporter kan knyttes til riktig del av virksomheten. De brukes både i brukeropplevelsen og i dataflyten videre mot godkjenning og økonomi.
Hvorfor de er viktige
- gir bedre rapportering
- gjør det lettere å finne riktig godkjenner
- sørger for riktigere eksport til regnskap eller lønn
- hjelper brukerne å føre mot riktig ansvarssted
Når du bør opprette eller synkronisere dem
- før første store utrulling
- når organisasjonsstrukturen er stabil
- når et regnskapssystem skal være kilde eller mottaker
Beste praksis
- hold navngivning og koder konsistente
- ikke opprett dubletter i både Utleggsappen og eksternt system uten plan
- bestem om avdelinger og prosjekter skal vedlikeholdes manuelt eller synkroniseres
Hva de påvirker
- valg i rapportskjemaer
- regler i flyt og review-routing
- eksportlinjer og kontering
- søk og filtrering i dashbord og rapportering
Prosjektmedlemmer
Prosjekter kan ha egne brukertilordninger med prosjektspesifikke roller. Dette gjør det mulig å rute godkjenninger i flyt til riktig person basert på hvilket prosjekt utlegget er ført mot.
Administrere prosjektmedlemmer
- Gå til Innstillinger → Prosjekter og åpne ønsket prosjekt.
- Velg fanen Brukere.
- Trykk + Legg til bruker, velg personen og sett prosjektrolle.
Prosjektroller
| Rolle | Typisk bruk |
|---|---|
Root | Full kontroll over prosjektet |
Admin | Administrasjon og konfigurasjon |
Manager | Leder/godkjenner for prosjektet |
User | Vanlig prosjektdeltaker |
Prosjektrollen brukes av flytredigereren til å finne riktig godkjenner når en rapport inneholder utlegg ført mot dette prosjektet. Prosjektrollen er uavhengig av organisasjonsrollen — en bruker kan ha User som organisasjonsrolle og Manager i et prosjekt. Se Flyt og automatisering for detaljer om prosjektbasert review-ruting.
Se også
Nerdehjørnet
Praktisk tips: Lagre både ekstern nøkkel og visningsnavn hvis dataene kommer fra et annet system.
{
"externalId": "PROJ-123",
"displayName": "Ny kundeportal",
"active": true
}
Avdelinger og prosjekter brukes ofte som nøkler i både routing, kontering og eksport. Hvis du synkroniserer disse via API eller import, må du holde identifikatorer stabile over tid og ha en plan for arkiverte eller omdøpte verdier.