Utleggstyper
Utleggstyper brukes til å kategorisere de ulike utgiftene brukere kan ha. Hver type kan kobles til en regnskapskonto eller lønnsart via feltet Konto, slik at utlegg blir korrekt bokført.
For organisasjoner som skiller mellom innenlands- og utenlandsutgifter kan føringen utvides til to felt: Konto (innland) og Konto (utland).
Automatisk forslag til utleggstype
Når en brukere skanner en kvittering, analyserer systemet teksten og foreslår en utleggstype. For å gjøre dette så presist som mulig, kan du legge inn en kommentar på hver utleggstype. Kommentaren brukes til å hjelpe systemet å forstå hvilken kategori som passer best.
Slik skriver du gode kommentarer
Kort fortalt
- Bruk ord som faktisk kan stå på en kvittering
- Inkluder typiske varer, tjenester, leverandører og butikker
- Skill lignende kategorier med konkrete forskjeller (f.eks. restaurant vs. kantine)
- Skriv stikkord — ikke setninger
- Unngå generelle beskrivelser som ikke hjelper med å skille kategorier
En god kommentar hjelper systemet å finne riktig kategori ved å matche ord på kvitteringen mot stikkordene du legger inn.
Vær konkret og bruk typiske nøkkelord
Kommentaren bør inneholde ord som normalt står på kvitteringer for denne typen utlegg: produktnavn, tjenestetyper eller butikknavn.
Systemet vurderer det som faktisk finnes på kvitteringen, så fokuser på informasjon som kan gjenkjennes: butikk, varelinjer, type vare/tjeneste, totalsum, tidspunkt, m.m.
-
God kommentar for "Kontorrekvisita":
Kontorrekvisita, papir, penner, permer, toner, Staples, Office Depot -
Dårlig kommentar:
Ting til kontoret
Skill mellom lignende kategorier
Hvis dere har flere utleggstyper som ligner, bruk stikkord som skiller dem basert på hva som kan leses på kvitteringen.
-
"Kundemøte"
Restaurant, café, servering, kunde, klient, representasjon, uteservering -
"Internlunsj"
Kantine, bedriftsrestaurant, take-away til kontoret, pizza til team, overtidsmat
Bruk negasjoner ved behov
Hvis en kategori skal fange opp “alt annet” innen et område, kan du også nevne hva den ikke gjelder.
- "Annen transport":
Transport, reise, billett, men ikke fly, tog eller taxi
Kort og ryddig liste
Lag en enkel kommaseparert liste. Ingen hele setninger — bare relevante nøkkelord.
Oppsummering
- Bruk nøkkelord som finnes på kvitteringer (generelle og spesifikke).
- Vær konkret, unngå vage beskrivelser.
- Enkel ordliste fungerer best.
- Inkluder typiske leverandørnavn der det er nyttig.
- Hold kommentaren fokusert på det som gjør det enklere å velge riktig kategori.
Riktige kommentarer gir mer treffsikre forslag og sparer tid for brukerne.