Skip to main content

Reiseregning

Reiseregning brukes når du trenger å føre en reise med tilhørende overnatting, dietter og andre kostnader i én sammenhengende rapport.

Tilgjengelighet​

Reiseregning må være aktivert for organisasjonen. Hvis valget ikke vises i opprettelsesdialogen, kontakt din administrator.

Hva en reiseregning kan inneholde​

  • reiseperiode
  • tilknyttede utlegg
  • overnattinger
  • dietter og måltidsfradrag
  • prosjekt, avdeling og beskrivelse

Overnatting og diett​

Overnatting og diett er samlet i et eget underpunkt i rapporten. I appen vises et oppsummingskort som viser totalt antall netter og diett-status for reisen. Trykk på kortet for å åpne detaljvisningen der du registrerer og redigerer overnattinger og diett.

I detaljvisningen kan du​

  • legge til og slette overnattinger
  • velge overnattingstype og knytte overnatting til et prosjekt
  • justere diett og måltidsfradrag per dag
  • slå diett av eller på for hele reisen

Diett​

Diett aktiveres automatisk hvis organisasjonen tillater det. Har organisasjonen slått av diett-funksjonen, vises ikke vekselen. Slår du av diett manuelt, fjernes diettlinjene fra rapporten.

Du kan justere hvilke måltider som skal trekkes fra for hvert reisedøgn fra detaljvisningen.

Hvert kostdøgn knyttes til et land basert på registrert overnatting, og landet avgjør hvilken sats som brukes. Reiser som varer over 12 timer med registrert overnatting utløser overnattingssatsen, også der reisen er kortere enn 24 timer.

Sperrede kostdøgn​

Alle opptjente kostdøgn vises alltid i detaljvisningen – ingen forsvinner stille. Dersom et kostdøgn ikke kan beregnes, vises det som sperret med en forklaring på hva som mangler:

  • Mangler overnatting – du har ikke registrert overnatting for dette døgnet. Legg til en overnatting for korrekt sats. Sender du inn rapporten uten å registrere overnatting, beregnes kostdøgnet automatisk med laveste gjeldende trekkfri sats — godkjenner vil se at satsen er satt automatisk.
  • Sats ikke konfigurert – satser for gjeldende år er ikke lagt inn. Kontakt administrator.
  • Valutakurs ikke tilgjengelig – systemet fant ikke en valutakurs for dette døgnet. Dietten beregnes automatisk på nytt når kursen er tilgjengelig.

Kostdøgn sperret av «Sats ikke konfigurert» eller «Valutakurs ikke tilgjengelig» teller ikke med i utbetaling, fakturering eller lønnskjøring inntil de er løst. Netter som mangler overnatting beregnes automatisk ved innsending og inngår da i totalen.

Langt utenlandsopphold​

Ved sammenhengende utenlandsopphold på 29 netter eller mer uten retur til Norge, reduseres den skattefrie diett-satsen (trekkfri sats) med 25 % fra og med det 29. kostdøgnet, i samsvar med Skatteetatens satsforskrift. En retur til Norge nullstiller tellingen.

Kalendervisning for overnatting​

Detaljvisningen viser en kalender over reisedagene der det er tydelig markert hvilke netter som er dekket av en registrert overnatting. Bruk dette til å identifisere netter som mangler dokumentasjon.

Hvorfor reiseregning er en egen type​

Reiser har flere regler enn vanlige utlegg. Diett, overnatting og deler av beregningen kan være avhengig av hverandre, og rapporten må ofte vurderes som helhet.

Praktiske råd​

  • registrer overnatting og måltider fortløpende
  • kontroller at datoer og klokkeslett gir mening sammen
  • legg ved dokumentasjon der organisasjonen krever det
  • bruk beskrivelse når reisen gjelder kunde, prosjekt eller arrangement
  • har du kun én aktiv avdelingstilhørighet, forhåndsfylles avdelingen (koststed) automatisk når du oppretter rapporten

Hva dette påvirker videre​

  • diett- og satsberegninger
  • godkjenning og kontroll
  • hvilke linjer som genereres i eksport eller lønnskjøring

Se også​

Nerdehjørnet

Reiseregning er mer strukturert enn enkeltutlegg. Hvis du integrerer mot disse rapportene, bør du planlegge for egne felter for reiseperiode, overnatting, diett og tilknyttede utgifter, og ikke anta at ett totalbeløp alene er nok til korrekt viderebehandling.

Hvert diett-objekt i API-svaret inneholder feltene uncovered (boolean), uncoveredReason (MISSING_ACCOMMODATION | RATE_UNAVAILABLE | FX_UNAVAILABLE | SCHEME_UNAVAILABLE | EXCLUDED) og country (ISO 3166-1 alpha-2). Sperrede kostdøgn har amount: null og skal ikke inkluderes i totaler eller videresending til lønn/regnskap — med unntak av floored MISSING_ACCOMMODATION-netter på innsendte rapporter (se under).

Diett-objektet inneholder også exemptAmount (trekkfri del, i øre) og det avledede feltet taxableAmount (trekkpliktig del = amount − exemptAmount, minimum 0). API-et beregner og eksponerer disse direkte — lønnsintegrasjoner bør bruke dem fremfor å re-derivere trekkpliktig beløp.

Diett-objektet inneholder i tillegg exemptCriteria — den persisterte A-melding-trekkfri-tierkoden for kostdøgnet. Lønnsintegrasjoner bør lese exemptCriteria direkte fremfor å re-utlede trekktypekoden fra overnattingstype og klassifisering på integrasjonssiden.

Resolve-at-submit: Ved innsending floors netter med uncoveredReason: "MISSING_ACCOMMODATION" automatisk til laveste gjeldende trekkfri sats (uncovered settes til false, amount populeres). MISSING_ACCOMMODATION beholdes som reason slik at godkjenner ser at satsen er automatisk utledet. Disse nettene skal inkluderes i totaler og lønnslinjer på linje med ordinære kostdøgn. Overgangsregler: unsubmit/reject re-gater nettene (uncovered: true, amount: null); unreject re-florer dem.

SCHEME_UNAVAILABLE: Fra og med API #760 — organisasjonen har en tilordnet diettordning som ikke kan prise kostdøgnet (f.eks. en upublisert egendefinert ordning). Løser seg automatisk når ordningen er konfigurert og publisert. Behandles som de øvrige system-pending årsakene (RATE_UNAVAILABLE, FX_UNAVAILABLE): ikke inkludér i totaler eller videresending til lønn/regnskap.

EXCLUDED: Reservert for netter der overnatting bevisst er satt som «ikke relevant» (NONE-type overnatting). Aldri floored ved innsending; kostdøgnet inngår ikke i dietten. Skriveveien er ikke eksponert i klient-API-et ennå.