Skip to main content

Enkeltutlegg

Rapporttype • Mest brukt

Enkeltutlegg brukes når du skal registrere én kostnad raskt og tydelig. Dette er den vanligste typen rapportinnhold i Utleggsappen, og fungerer best når kostnaden har ett tydelig formål og ett eller flere vedlegg som hører sammen.

Typisk for kvitteringsbaserte kjøpOCR kan foreslå felterKan brukes på web og mobil

Når enkeltutlegg er riktig valg​

  • taxi, tog eller parkering
  • matutlegg med kvittering
  • kontorinnkjøp
  • representasjon eller mindre prosjektkostnader

Slik registrerer du et enkeltutlegg​

  1. 1

    Legg til kvittering eller vedlegg

    Ta bilde, last opp PDF eller hent inn vedlegget fra en eksisterende kilde hvis organisasjonen bruker det.

  2. 2

    Kontroller forslagene

    OCR kan foreslå beløp, dato, valuta og leverandør, men du må fortsatt kontrollere at alt stemmer.

  3. 3

    Fyll ut feltene som betyr noe

    Velg riktig kategori, legg til beskrivelse ved behov og kontroller prosjekt, avdeling og betalingsmåte.

  4. 4

    Send inn rapporten

    Når alle påkrevde felter er på plass, kan utlegget sendes inn alene eller som del av en større rapport.

Viktige felter​

Beløp, dato og valuta

Kontroller alltid at beløp, dato og valuta er riktige etter OCR. Dette påvirker både utbetalingen og hvordan rapporten behandles videre.

Kategori eller utleggstype

Kategorien styrer ofte kontokode, kontering og hvordan regnskapssystemer eller integrasjoner leser posten videre.

Prosjekt og avdeling

Brukes i rapportering, eksport og ofte også i godkjenning. Fyll ut disse hvis organisasjonen krever det eller hvis kostnaden skal knyttes til et bestemt arbeid.

Beskrivelse og vedlegg

Legg inn en kort beskrivelse hvis utlegget ikke er selvforklarende. Vedlegg er dokumentasjonen som godkjenner og økonomi bruker videre.

Hva påvirker hvordan utlegget behandles?​

Påvirker godkjenning og kontroll

  • Riktig kategori gjør det enklere å vurdere om utgiften er korrekt ført.
  • Vedlegg og kontrollsignaler kan føre til at godkjenner må se nærmere på rapporten.

Påvirker eksport og integrasjoner

  • Prosjekt, avdeling og kategori brukes ofte direkte i regnskap og rapportering.
  • Downstream-systemer bør lese lagrede rapportdata, ikke midlertidige OCR-forslag.

Gode arbeidsvaner​

  • legg til kvittering med én gang
  • kontroller beløp, valuta og dato etter OCR
  • bruk riktig kategori, ikke bare en nesten riktig kategori
  • legg inn beskrivelse hvis utlegget ikke er selvforklarende

Se også​