Godkjenning
Godkjenning i Utleggsappen kan være enkel eller flytbasert. For den som godkjenner betyr det først og fremst at riktige rapporter havner hos riktig person. For organisasjonen avgjør oppsettet hvor streng kontrollen er, hvor mange steg som kreves og hvor godt alt spores.
Hva godkjenneren vanligvis vurderer
- om utgiftene er relevante og korrekt ført
- om vedleggene er gyldige
- om prosjekt, avdeling og kategori er riktige
- om satser, diett eller kjøregodtgjørelse ser rimelige ut
- om rapporten bryter med interne regler eller kontrollflagg
To modeller for godkjenning
Direkte godkjenning
En autorisert bruker kan godkjenne rapporten direkte. Dette er den enkleste modellen og passer ofte mindre organisasjoner eller enklere kontrollbehov.
Flytbasert godkjenning
Rapporten kan kreve én eller flere godkjenningsoppgaver før den blir endelig godkjent. Oppgavene kan tildeles etter rolle, avdeling, spesifikk person eller innsenderens nærmeste leder.
Hva godkjenneren ser i praksis
- liste over rapporter som er tildelt deg
- detaljvisning med underposter og vedlegg
- kostnadssammendrag fordelt på avdeling og prosjekt
- historikk, kommentarer og tidligere vurderinger
- mulighet for godkjenning, avvisning eller annen oppfølging
Kostnadsfordeling per avdeling og prosjekt
Fordeler rapporten kostnadene på flere avdelinger eller flere prosjekter, viser detaljvisningen i mobilappen (iPhone og Android) en fordeling for hver av dem - stolpediagram og andel i prosent per avdeling/prosjekt. Fordelingen vises bare når rapporten faktisk splitter kostnadene på minst to avdelinger eller minst to prosjekter, slik at en rapport som i sin helhet ligger på én avdeling eller ett prosjekt ikke får noe å sammenligne.
Diett under godkjenning
På en reiseregning kan godkjenneren justere måltidsfradrag (frokost, lunsj, middag) direkte i godkjenningsbildet, men bare for reisedøgn som har status kompensert. Reisedøgn som ikke er priset ennå - for eksempel fordi overnatting mangler eller satsen ikke er tilgjengelig - viser i stedet en statusetikett fremfor et beløp, og måltidsfradragene kan ikke redigeres før døgnet er priset.
Kontroller og funn
Systemet analyserer rapporter, utgifter og vedlegg automatisk og kan flagge rapporter med disse funnene:
| Type | Hva det betyr | Blokkerer godkjenning |
|---|---|---|
| Integritetsfunn | Tyder på at en kvittering er manipulert, gjenbrukt eller duplisert på tvers av rapporter | Ja, hvis funnet har høy nok sikkerhet |
| Duplikatgrupper | Kvitteringer som ligner hverandre, for eksempel samme beløp, dato og butikk | Nei, men krever en bevisst vurdering |
| Beløpsavvik | Beløpet lest fra kvitteringen (OCR) stemmer ikke med beløpet ført på utlegget | Ja, hvis avviket er stort nok |
| Manglende kvittering | En utgift mangler kvittering, og beløpet er over organisasjonens grense for når kvittering kreves | Nei, kun til orientering |
Godkjenneren kan bekrefte, avvise eller rydde opp i slike funn avhengig av hva som faktisk er riktig i saken. Kvitteringene til en rapport kan også ses samlet, i stedet for å åpne hver utgift for seg. Innsenderen kan ikke selv rydde opp i funn på egen rapport – det krever godkjenner- eller admin-tilgang. Org-admin styrer hvilke kontroller som er aktive for organisasjonen.
Overstyring og omfordeling
Når en godkjenningsoppgave er tildelt, gjelder følgende regler:
| Rolle | Kan handle på tildelt oppgave | Kan overstyre eller omfordele oppgaver de ikke er tildelt |
|---|---|---|
| Org-admin | Ja | Ja |
| Tildelt godkjenner/Admin | Ja | Nei |
| Ikke-tildelt godkjenner | Nei | Nei |
| Bruker | Nei | Nei |
Org-admin kan altså alltid trå inn og omfordele eller overstyre en pågående oppgave. Dette logges alltid i audit-sporet og bør brukes kontrollert.
Godkjenning av egen rapport
Å være innsender av en rapport gir aldri i seg selv rett til å godkjenne, oppheve godkjenning, avvise eller oppheve avvisning av den. Det som avgjør er alltid rollen din – Admin, avdelingsgodkjenner eller leder for innsenderen – ikke det at rapporten tilfeldigvis er din egen. Dette gjelder likt for direkte godkjenning og flytbasert godkjenning.
En vanlig bruker (Bruker) kan derfor aldri utføre disse handlingene på sin egen rapport, verken i appen
eller via API-et. En Admin eller avdelingsgodkjenner som sender inn en rapport selv, kan fortsatt godkjenne
den – rollen gir myndighet uavhengig av hvem som er innsender.
Hvis en rapport slettes ved en feil
Sletting av en rapport er reversibelt. En slettet rapport forsvinner ikke – den vises med et varselbanner og en Gjenopprett-knapp for alle som ellers kunne se den, og kan ikke endres eller behandles videre før den er gjenopprettet. Hvem som kan gjenopprette følger samme tilgang som å slette (tildelt godkjenner, org-admin eller den som har overstyringsrett).
Hvis en rapport sitter fast
I sjeldne tilfeller kan en rapport havne i en tilstand der den er til godkjenning uten at noen faktisk har en aktiv oppgave å besvare. Dette kan skje etter endringer i godkjenningsflyten eller andre konfigurasjonsendringer.
Godkjenn manuelt
- Setter rapporten direkte til godkjent.
- Krever en skriftlig begrunnelse og kan ikke angres.
- Registreres alltid i audit-sporet.
Kjør godkjenning på nytt
- Re-evaluerer den publiserte godkjenningsflyten.
- Viser om rapporten blir løst, fortsatt er blokkert eller mangler aktiv flyt.
- Er bare relevant for organisasjoner som faktisk bruker flyt.
Disse nødfunksjonene er for administratorer og eiere, ikke for vanlige innsendere.
Når tidligere godkjenning blir ugyldig
I flytbaserte oppsett kan en tidligere godkjenning bli ugyldig hvis viktige felter endres før ny innsending. Dette brukes for å sikre at en gammel godkjenning ikke blir stående etter at for eksempel beløp, prosjekt eller avdeling er endret.
Beløp, avdeling og prosjekt overvåkes automatisk som standard, med mindre godkjenningsoppgaven er satt opp til uttrykkelig ikke å overvåke noen felt. Som godkjenner betyr dette at en rapport du allerede har godkjent kan komme tilbake til ny vurdering hvis innsenderen endrer ett av disse feltene og sender inn på nytt.