Godkjenning
Godkjenning i Utleggsappen kan være enkel eller flytbasert. For den som godkjenner betyr det først og fremst at riktige rapporter havner hos riktig person. For organisasjonen avgjør oppsettet hvor streng kontrollen er, hvor mange steg som kreves og hvordan sporbarheten blir seende ut.
Hva godkjenneren vanligvis vurderer
- om utgiftene er relevante og korrekt ført
- om vedleggene er gyldige
- om prosjekt, avdeling og kategori er riktige
- om satser, diett eller kjøregodtgjørelse ser rimelige ut
- om rapporten bryter med interne regler eller kontrollflagg
To modeller for godkjenning
Direkte godkjenning
En autorisert bruker kan godkjenne rapporten direkte. Dette er den enkleste modellen og passer ofte mindre organisasjoner eller enklere kontrollbehov.
Flytbasert godkjenning
Rapporten kan kreve én eller flere godkjenningsoppgaver før den blir endelig godkjent. Oppgavene kan tildeles etter rolle, avdeling, spesifikk person eller innsenderens nærmeste leder.
Hva godkjenneren ser i praksis
- liste over rapporter som er tildelt deg
- detaljvisning med underposter og vedlegg
- historikk, kommentarer og tidligere vurderinger
- mulighet for godkjenning, avvisning eller annen oppfølging
Duplikatdeteksjon og integritetssjekk
Systemet analyserer vedlegg automatisk og kan flagge rapporter med to typer funn:
| Type | Hva det betyr | Blokkerer godkjenning |
|---|---|---|
| Integritetsfunn | Tyder på at en kvittering er manipulert, gjenbrukt eller duplisert på tvers av rapporter | Ja, hvis funnet har høy nok sikkerhet |
| Duplikatgrupper | Kvitteringer som ligner hverandre, for eksempel samme beløp, dato og butikk | Nei, men krever en bevisst vurdering |
Godkjenneren kan bekrefte, avvise eller rydde opp i slike funn avhengig av hva som faktisk er riktig i saken.
Overstyring og omfordeling
Når en godkjenningsoppgave er tildelt, gjelder følgende regler:
| Rolle | Kan handle på tildelt oppgave | Kan overstyre eller omfordele oppgaver de ikke er tildelt |
|---|---|---|
| Org-admin | Ja | Ja |
| Tildelt godkjenner/Admin | Ja | Nei |
| Ikke-tildelt godkjenner | Nei | Nei |
| Bruker | Nei | Nei |
Org-admin kan altså alltid trå inn og omfordele eller overstyre en pågående oppgave. Dette logges alltid i audit-sporet og bør brukes kontrollert.
Hvis en rapport sitter fast
I sjeldne tilfeller kan en rapport havne i en tilstand der den er til godkjenning uten at noen faktisk har en aktiv oppgave å besvare. Dette kan skje etter endringer i godkjenningsflyten eller andre konfigurasjonsendringer.
Godkjenn manuelt
- Setter rapporten direkte til godkjent.
- Krever en skriftlig begrunnelse og kan ikke angres.
- Registreres alltid i audit-sporet.
Kjør godkjenning på nytt
- Re-evaluerer den publiserte godkjenningsflyten.
- Viser om rapporten blir løst, fortsatt er blokkert eller mangler aktiv flyt.
- Er bare relevant for organisasjoner som faktisk bruker flyt.
Disse nødfunksjonene er for administratorer og eiere, ikke for vanlige innsendere.
Når tidligere godkjenning blir ugyldig
I flytbaserte oppsett kan en tidligere godkjenning bli ugyldig hvis viktige felter endres før ny innsending. Dette brukes for å sikre at en gammel godkjenning ikke blir stående etter at for eksempel beløp, prosjekt eller avdeling er endret.