Godkjenning
Godkjenning i Utleggsappen kan være enkel eller flow-basert. For sluttbrukeren betyr det at rapporter havner hos riktig person, men for organisasjonen avgjør oppsettet hvor streng kontrollen er og hvordan audit-sporet ser ut.
Hva godkjenneren typisk vurderer
- om utgiftene er relevante og korrekte
- om vedlegg er gyldige
- om prosjekt, avdeling og kategori er riktige
- om satser, diett eller kjøregodtgjørelse ser rimelige ut
- om rapporten bryter med interne regler eller kontrollflagg
To modeller for godkjenning
Direkte godkjenning
En autorisert bruker kan godkjenne rapporten direkte. Dette er enkelt å forstå og passer ofte mindre organisasjoner.
Flow-basert review
Rapporten kan kreve én eller flere review-oppgaver før den blir endelig godkjent. Hvem som får review, kan være basert på rolle, avdeling, spesifikk person eller submitters leder.
Hva godkjenneren ser i praksis
- liste over rapporter som er tildelt deg
- detaljvisning av rapporten med underposter og vedlegg
- review-historikk og kommentarer
- mulighet for godkjenning eller avvisning
Overstyring og omfordeling
Administratorer kan i enkelte tilfeller:
- overstyre en pending review
- reassign’e review til annen person
- rydde opp når en tildeling er feil eller en godkjenner ikke er tilgjengelig
Dette bør brukes kontrollert, fordi det blir en del av audit-sporet.
Når tidligere godkjenning blir ugyldig
I flow-basert oppsett kan en godkjent review bli ugyldig hvis viktige felter endres før ny innsending. Dette brukes for å sikre at en gammel godkjenning ikke “henger med” etter at beløp, prosjekt eller avdeling er endret.
Se også
Nerdehjørnet
API-konsumenter bør skille mellom direkte godkjenning og review-baserte svar. Bygger du integrasjoner eller automatisering rundt godkjenning, må du håndtere at samme handling kan opprette videre steg, bli ugyldig ved endringer eller kreve ny vurdering senere.