Enterprise-oversikt
Et konsern samler administrasjonen av flere organisasjoner på et overordnet nivå. Bruk det når dere har flere organisasjoner som skal styres samlet, men der hver organisasjon fortsatt har sine egne brukere, rapporter og godkjenning.
Når konsern er riktig valg
Et konsern passer best når dere:
- har flere organisasjoner som skal styres samlet
- vil standardisere utleggstyper eller produkter på tvers av organisasjonene
- ønsker å samle faktureringen sentralt
- trenger administratorer som kan se rapporter på tvers av organisasjonene
Hvis dere bare har én organisasjon, holder det med et vanlig organisasjonsoppsett.
Roller i konsernet
| Rolle | Tilgang og rettigheter |
|---|---|
| Admin | Opprette nye organisasjoner i konsernet, administrere tilknyttede organisasjoner (brukere, utleggstyper, avdelinger, prosjekter, godkjenningsflyt, integrasjoner og abonnement), styre konsernets maler for utleggstyper, invitere andre administratorer og se rapporter på tvers |
| Eier | Har alle rettighetene til en admin, og kan i tillegg invitere nye eiere samt fjerne organisasjoner fra konsernet |
Konsernrollen er uavhengig av rollen brukeren har i hver enkelt organisasjon. En konsernadministrator blir ikke automatisk medlem av organisasjonene, men administrerer dem fra konsernet under Organisasjoner. Skal personen også sende inn utlegg i en organisasjon, må brukeren legges til som medlem i den aktuelle organisasjonen.
Administratorer legges til under Innstillinger → Tilgang og roller i konsernet.
Organisasjoner i konsernet
Organisasjoner som ikke allerede bruker Utleggsappen, kan opprettes direkte av konsernet under Organisasjoner → Ny organisasjon. Hvis en organisasjon som allerede bruker Utleggsappen skal kobles til konsernet, ta kontakt med support.
Fordeler med å være med i et konsern:
- Organisasjonen kan få konsernets maler for utleggstyper (les mer nedenfor)
- Konsernet kan avtale med oss hvilke produkter som skal være tilgjengelige for organisasjonene
- Faktureringen kan samles på konsernnivå
Maler for utleggstyper
Utleggstyper som opprettes på konsernnivå fungerer som maler. Når en mal legges til i en organisasjon, blir den opprettet som en selvstendig utleggstype i organisasjonen med fullt oppsett (inkludert kontering, satskoblinger og overnattingsoppsett). Administratorene i organisasjonen kan deretter tilpasse utleggstypen fritt.
Konsernets maler administreres under Innstillinger → Utleggstyper i konsernet.
Hvordan fungerer typemaler?
Når du oppretter eller administrerer en mal, styrer du hvordan den skal fordeles:
- Til eksisterende organisasjoner: Når malen opprettes, kan du velge om den skal legges til i alle eksisterende organisasjoner i konsernet, eller bare i dem du velger.
- Til nye organisasjoner: Ved å huke av for Legg til i nye organisasjoner, opprettes utleggstypen automatisk i organisasjoner som opprettes i konsernet. Kobler vi en eksisterende organisasjon til konsernet, kan malene legges til samtidig.
Standardoppsett i nye organisasjoner: Hvis konsernet har definert maler med Legg til i nye organisasjoner, vil nye organisasjoner opprettes med bare disse malene – i stedet for Utleggsappens standardutleggstyper. Har konsernet ingen slike maler, får organisasjonen standardutleggstypene som normalt.
Ingen automatisk synkronisering i ettertid
Maler fungerer som et engangsoppsett. Det er derfor verdt å merke seg:
- Endringer i malen oppdaterer ikke eksisterende utleggstyper: Hvis du endrer eller sletter en mal i konsernet, påvirker det ikke utleggstypene som allerede er opprettet i organisasjonene. Slike oppdateringer må gjøres lokalt i hver organisasjon.
- Utleggstypene beholdes ved frakobling: Dersom en organisasjon senere forlater konsernet, blir utleggstypene værende uendret i organisasjonen.
Samlet fakturering
Med samlet fakturering sender vi én samlet faktura til konsernet, med en egen spesifisert del per organisasjon (produktene og antallet på hvert abonnement). Se Produkter og samlet fakturering.
Slik kommer dere i gang
- Avklar hvilke organisasjoner som skal inngå i konsernet.
- Bestem hvem som skal være eier og admin i konsernet.
- Bli enige om hvilke utleggstyper som skal opprettes som felles maler, og hvilke produkter som skal inngå i konsernavtalen.
- Test gjerne oppsettet med én organisasjon før dere tar det i bruk i hele konsernet.
- Be oss slå på samlet fakturering når dere er trygge på oppsettet.
Vanlige fallgruver
- En bruker som er aktiv i flere av konsernets organisasjoner, tar én plass i hver av dem.
- SCIM provisjonerer på organisasjonsnivå, ikke konsernnivå. Ta kontakt med support hvis dere trenger SCIM for hele konsernet.
- Flere organisasjoner i konsernet kan dele samme e-postdomene og identitetsleverandør (for eksempel ved flere kontorer). Se SSO og provisjonering for hvordan innlogging rutes til riktig organisasjon.