EHF og viderefakturering
Med EHF sendes hver godkjente rapport som en elektronisk faktura (EHF) til virksomheten. Fakturaen kommer inn i regnskapssystemet som en vanlig inngående faktura fra den ansatte, med utleggsskjemaet vedlagt og konteringen ferdig utfylt.
EHF vises ikke i integrasjonslisten for alle. Kontakt support@utlegg.app for å få den aktivert for organisasjonen.
Kort fortalt
| Hva sendes | Én EHF-faktura per godkjent rapport |
| Hvor havner det | Som inngående faktura i virksomhetens regnskapssystem, via Peppol (ELMA) |
| Når | Når rapporten er endelig godkjent |
| Vedlegg | Utleggsskjemaet som PDF, inne i fakturaen |
| Hentes fra andre systemer | Ingenting |
| Tilkobling | Slås på av support for organisasjonen |
Før du starter
- Virksomheten må være registrert som mottaker av EHF-faktura i ELMA (Peppol-registeret). Regnskapssystemet ordner normalt dette.
- Organisasjonen må ha organisasjonsnummer, juridisk navn og adresse registrert i Utleggsappen.
- Innsamling av kontonummer må være på, slik at alle ansatte har registrert bankkonto. Kontonummeret står på fakturaen som betalingskonto. Se Brukere, roller og invitasjoner.
- Rapportene må ha NOK som grunnvaluta.
- Sett kontokode på utleggstypene, og kodene for kjøregodtgjørelse og diett under Innstillinger → Kontering.
Koble til
EHF slås på av support. Kontakt support@utlegg.app.
Skal rapporter fra en avdeling faktureres et annet selskap, for eksempel i et konsern:
- Åpne avdelingen og slå på Overstyr fakturainnstillinger under Fakturamottak.
- Velg Fakturamottaker med organisasjonsnummer, navn og adresse.
- Slå på Send som EHF.
For rapporter på en slik avdeling er det avdelingens innstilling som avgjør om det sendes EHF, uavhengig av organisasjonens.
Hva skjer når en rapport godkjennes
Utleggsappen lager en EHF-faktura (Peppol BIS Billing 3.0) og sender den til mottakeren:
- Selger: den ansatte, med navn, adresse, telefon, e-post og bankkonto. Fakturaen sendes gjennom Logisk Brist AS, som står som juridisk selger med sitt organisasjonsnummer. Organisasjoner som trenger et annet selskap som juridisk selger, kan få det satt opp av support.
- Kjøper: organisasjonen, eller fakturamottakeren på avdelingen hvis den er overstyrt
- Referanse: navnet på den som godkjente rapporten, ellers den ansattes navn
- Fakturanummer: rapportens fakturanummer. Det vises også på rapporten, se Mine rapporter.
- Forfall: etter organisasjonens betalingsfrist
- MVA: ingen. Alle linjer er uten MVA (kategori
E), fordi den ansatte ikke er MVA-registrert. - Vedlegg: utleggsskjemaet som PDF
Slik føres linjene
Konteringen står på hver linje i formatet NS4102;Konto=…;Avd=…;Prod=…;Prosj=…;MVAkode=…, som regnskapssystemet kan bruke til å kontere fakturaen automatisk.
Utlegg
Hvert utlegg blir én linje på utleggstypens kontokode, med avdeling og prosjekt fra utlegget.
Kjøregodtgjørelse og diett
- Kjøregodtgjørelse: én linje for kilometergodtgjørelsen på koden for trekkfri kjøregodtgjørelse. Passasjertillegg, tilhengertillegg, tillegg for skogs- eller anleggsvei og bompenger blir egne linjer på sine egne koder. Mangler en slik kode, brukes kontoen fra kilometerlinjen.
- Diett: én linje per diettdag på koden for trekkfri diett som passer overnattingen. Dager uten utbetaling tas ikke med.
Hele beløpet føres på disse linjene. Fakturaen skiller ikke trekkfri og trekkpliktig del.
Firmakort og forskudd
Utlegg betalt med firmakort eller fakturert virksomheten direkte står på fakturaen med teksten «Betalt med firmakort.» eller «Fakturert virksomheten.», men trekkes fra som forhåndsbetalt. Et reiseforskudd trekkes også fra. Beløpet å betale er det den ansatte faktisk har til gode.
Valuta
Fakturaen er alltid i NOK. Utlegg i utenlandsk valuta føres med NOK-beløpet, og originalbeløpet og valutaen står i linjeteksten.
Viderefakturering
En ansatt kan merke en rapport med Viderefaktureres når kostnadene skal faktureres videre, for eksempel til en kunde eller et annet selskap i konsernet. Merket vises på utleggsskjemaet.
Med Unimicro går rapporten til lønn som vanlig, og i tillegg sendes en EHF-faktura til organisasjonen. Fakturaen er bygget som beskrevet over, men utleggene føres på kontoen i Regnskapskode for viderefakturering i Unimicro-oppsettet. Kjøregodtgjørelse og diett føres på utleggstypens alternative kontokode, ellers på samme konto. Da får regnskapet et eget bilag å fakturere videre fra. Får organisasjonen allerede alle rapporter som EHF, sendes det ikke en ekstra EHF for viderefakturering.
Med PowerOffice sendes ingen EHF. Der brukes Regnskapskode for viderefakturering bare som konto på lønnslinjene.
Ny sending og feil
- En faktura som allerede er sendt, sendes ikke på nytt når sendingen prøves igjen. Utleggsappen sjekker først om fakturaen allerede er levert.
- Ny sending av en rapport gjøres av support. Kontakt support@utlegg.app. En ny sending på forespørsel sender fakturaen igjen med samme fakturanummer.
- Feil vises på rapporten under Faktura. Sjekk da at mottakeren er registrert i ELMA og at organisasjonsnummeret er riktig.
Viktig å vite
- Mangler en linje avdeling eller prosjekt, utelates feltet. Mangler utleggstypen kontokode, står det
Konto=7140, så sett kontokode på alle utleggstyper hvis slike linjer ikke skal havne der. - Rapporter med annen grunnvaluta enn NOK kan ikke sendes som EHF.