Kvitteringer og vedlegg
Vedlegg er bevisgrunnlaget i Utleggsappen. De brukes både til å hjelpe brukeren med utfylling og som dokumentasjon for godkjenner og økonomi.
Hvordan vedlegg kommer inn
- bilde tatt i appen
- bilde eller fil valgt fra enheten
- deling fra andre apper
- innboks eller digitale kvitteringer fra integrasjoner
Hva OCR og feltforslag gjør
Når et vedlegg ser ut som en kvittering, prøver systemet å hente ut strukturert informasjon som:
- forhandler (merchant)
- beløp
- valuta
- dato
- kurs basert på valuta og dato
- utleggstype
- forslag til beskrivelse
Dette skal redusere manuelt arbeid, men brukeren må fortsatt kontrollere at dataene stemmer.
Hva som kan stoppe eller varsle
- dårlig bildekvalitet eller utydelig kvittering
- dokumenter som ikke er faktiske kvitteringer
- potensielle duplikater eller integritetsvarsler
- kvittering som mangler på en utgift over organisasjonens grense for når kvittering kreves (flagges automatisk til godkjenner, se Godkjenning)
Gode råd til brukere
- ta bilde av hele kvitteringen
- unngå gjenskinn og kuttede kanter
- rett opp feil i beløp eller dato før innsending
- last opp tilleggssider hvis kvitteringen er lang eller delt