Utleggsgruppe
Utleggsgruppe brukes når flere enkeltkostnader bør behandles samlet. Det gjør det lettere å sende inn, godkjenne og eksportere kostnader som hører til samme formål.
Når utleggsgruppe passer best
- flere kvitteringer fra samme tur eller aktivitet
- en serie små kjøp som skal vurderes samlet
- situasjoner der én godkjenner bør se totalbildet før godkjenning
Fordeler
- færre rapporter å holde orden på
- bedre kontekst i godkjenningen
- enklere oppfølging i arkiv og historikk
Ting å passe på
- alle linjer i gruppen bør faktisk høre sammen
- prosjekt, avdeling og kategori bør kontrolleres per utgift, ikke bare på rapportnivå
- hvis gruppen vokser mye, kan en reiseregning eller egen struktur være mer riktig
Hvordan det påvirker resten av flyten
- godkjenner ser totalbeløp og underposter i samme rapport
- integrasjoner og eksport jobber fortsatt på linjenivå der det trengs
- fingerprinting og kontroll kan slå ut på enkelte vedlegg uten at hele rapporten nødvendigvis er feil
Se også
Nerdehjørnet
Utleggsgrupper ser ut som én rapport for brukeren, men kan fortsatt bestå av flere linjer og vedlegg med ulik behandling. Eksterne integrasjoner bør derfor alltid håndtere både rapportnivå og linjenivå når de summerer, mapper eller eksporterer data.