Utleggsgruppe
Utleggsgruppe brukes når flere enkeltkostnader bør behandles samlet. Det gjør det lettere å sende inn, godkjenne og eksportere kostnader som hører til samme formål.
Når utleggsgruppe passer best
- flere kvitteringer fra samme tur eller aktivitet
- en serie små kjøp som skal vurderes samlet
- situasjoner der én godkjenner bør se totalbildet før godkjenning
Fordeler
- færre rapporter å holde orden på
- bedre kontekst i godkjenningen
- enklere oppfølging i arkiv og historikk
Ting å passe på
- alle linjer i gruppen bør faktisk høre sammen
- prosjekt, avdeling og kategori bør kontrolleres per utgift, ikke bare på rapportnivå
- hvis gruppen vokser mye, kan en reiseregning eller egen struktur være mer riktig
- har du kun én aktiv avdelingstilhørighet, forhåndsfylles avdelingen (koststed) automatisk når du oppretter gruppen
Hvordan det påvirker resten av flyten
- godkjenner ser totalbeløp og underposter i samme rapport
- integrasjoner og eksport jobber fortsatt på linjenivå der det trengs
- fingerprinting og kontroll kan slå ut på enkelte vedlegg uten at hele rapporten nødvendigvis er feil