Utleggsgruppe
Utleggsgruppe brukes når flere enkeltkostnader bør behandles samlet. Det gjør det lettere å sende inn, godkjenne og eksportere kostnader som hører til samme formål.
Når utleggsgruppe passer best
- flere kvitteringer fra samme tur eller aktivitet
- en serie små kjøp som skal vurderes samlet
- situasjoner der én godkjenner bør se totalbildet før godkjenning
Ting å passe på
- alle linjer i gruppen bør faktisk høre sammen
- prosjekt, avdeling og kategori bør kontrolleres per utgift, ikke bare på rapportnivå
- hvis gruppen vokser mye, kan en reiseregning eller egen struktur være mer riktig
- har du kun én aktiv avdelingstilhørighet, forhåndsfylles avdelingen (koststed) automatisk når du oppretter gruppen
Flytte et frittstående utlegg inn i og ut av en gruppe
I mobilappen (iPhone og Android) kan du flytte et enkeltutlegg eller en kjøregodtgjørelse som allerede er opprettet som egen rapport, inn i en åpen utleggsgruppe eller reiseregning - og flytte det ut igjen senere. Web støtter foreløpig ikke dette.
- Fra oversikt i "Legg til"-menyen åpner en liste over dine andre utkast som kan flyttes inn, søkbar på tittel, beløp eller dato. Du kan velge flere om gangen.
- Fjern fra gruppe (eller Fjern fra reise) på utleggets kort oppretter et nytt frittstående utkast og flytter utlegget dit igjen.
Dette gjør det unødvendig å slette og skanne kvitteringen på nytt bare fordi et utlegg ble registrert alene i stedet for i riktig gruppe eller reise.
Hvordan det påvirker resten av flyten
- godkjenner ser totalbeløp og underposter i samme rapport
- integrasjoner og eksport jobber fortsatt på linjenivå der det trengs
- kontroller kan slå ut på enkelte vedlegg uten at hele rapporten nødvendigvis er feil