Mine utlegg
På web heter inngangen Mine utlegg. I mobilappen er den samme arbeidsflyten delt mellom Hjem og Arkiv. Det er derfor normalt at du ikke ser alle rapportene dine på samme sted i mobil som på web.
Hva er en rapport?
En rapport samler ett eller flere utlegg i én innsending. Det kan være et enkeltutlegg, en utleggsgruppe, en reiseregning eller en kjøregodtgjørelse. Den starter som et utkast, sendes til godkjenning eller review, og ender som godkjent, avvist eller arkivert for utbetaling og eksport.
Statusen styrer om rapporten kan redigeres, hvem som ser den i godkjenningsbildet, hvilke varsler som sendes, og om den kan eksporteres eller faktureres.
| Status | Betyr |
|---|---|
Utkast (DRAFT) | Bygges opp, ikke sendt inn ennå |
Venter (PENDING) | Sendt inn, venter på godkjenning eller review |
Godkjent (APPROVED) | Godkjent og klar for videre behandling |
Avvist (REJECTED) | Avvist – kan rettes opp og sendes inn på nytt |
Sperret (BLOCKED) | Låst i en mellomtilstand, ofte knyttet til integrasjons- eller transaksjonsflyt |
Noen organisasjoner bruker enkel, direkte godkjenning; andre bruker flyt-basert review, der én eller flere oppgaver må besvares før rapporten faktisk blir godkjent. I UI kan de se like ut, men audit-sporet er ulikt. Ved avvisning går rapporten typisk tilbake til redigerbar tilstand — og ved flyt-baserte oppsett kan tidligere reviews bli ugyldige hvis viktige felt endres før ny innsending.
Hvor finner du rapportene dine?
Gå til Mine utlegg i menyen. Her er rapportene samlet i én flate med egne faner for status.
| Status | Hvor du finner den |
|---|---|
| Utkast | Fanen for rapporter du fortsatt jobber med. |
| Venter | Fanen for innsendte rapporter som venter på behandling. |
| Godkjent | Fanen for ferdig godkjente rapporter. |
Hva ser du i listene?
For hver rapport ser du vanligvis:
- navn eller tittel på rapporten
- beløp
- status
- dato sendt inn, hvis rapporten allerede er sendt
Mobilens Hjem viser i tillegg aktive snarveier og kan også vise godkjenning hvis du har en rolle som skal behandle rapporter for andre.
Hva betyr statusene?
| Status | Hva det betyr | Hva du kan gjøre |
|---|---|---|
| Utkast | Du jobber fortsatt med rapporten | Redigere, legge til vedlegg, slette eller sende inn |
| Venter | Rapporten er sendt inn og venter på behandling | Se status og kommentarer, men ikke endre innholdet |
| Godkjent | Rapporten er ferdig behandlet | Se historikk, vedlegg og grunnlag for videre utbetaling eller eksport |
| Avvist | Godkjenner har sendt rapporten tilbake | Rette feil og sende inn på nytt |
Se Hva er en rapport? for hele statusmodellen.
Vanlige oppgaver
- 1
Sjekke om en rapport er godkjent
På web ser du statusfanene i Mine utlegg. I mobilappen sjekker du Arkiv for innsendte og behandlede rapporter.
- 2
Redigere et utkast
Åpne rapporten, oppdater feltene eller vedleggene og trykk Send inn når du er ferdig.
- 3
Rette en avvist rapport
Åpne rapporten, les kommentaren fra godkjenner, rett feilene og send inn på nytt.
Manglende felt ved innsending
Når du trykker Send inn, kontrollerer systemet at alle påkrevde felt er utfylt.
- Du får beskjed hvis noe mangler.
- Åpne rapporten eller utlegget og fyll ut feltene som er nevnt.
- Trykk Send inn på nytt når alt er klart.
Legge til en kvittering på et utkast
Åpne rapporten og bruk Legg til kvittering, eller dra inn bilde/PDF der dette støttes på web.
Etter at du har sendt inn
Du kan ikke endre rapporten mens den ligger til godkjenning. Hvis du oppdager en feil, må rapporten avvises eller sendes tilbake før den blir redigerbar igjen.
Slette et utkast
I utkastvisning bruker du menyen med tre prikker og velger Slett. Innsendte rapporter kan ikke slettes av innsenderen.
Når du sitter fast
Rapporten mangler felter
- Følg feilmeldingen og fyll ut feltene som er nevnt.
- Vanlige mangler er kategori, dato, prosjekt, avdeling eller vedlegg.
Rapporten ble avvist
- Åpne rapporten og les kommentaren fra godkjenner.
- Når du har rettet feilene, sender du inn rapporten på nytt.
Du finner ikke rapporten
- Sjekk Mine utlegg på web eller Arkiv i mobilappen.
- Husk at aktive utkast og behandlede rapporter ikke alltid vises i samme mobilflate.
Historikk og valuta
Hver rapport har en historikk som viser innsending, kommentarer, godkjenning og andre viktige hendelser.
Utlegg i utenlandsk valuta omregnes automatisk til organisasjonens hovedvaluta basert på dato. Du kan se både originalbeløp og omregnet beløp, men de vises ikke nødvendigvis på samme sted i grensesnittet.