PowerOffice
PowerOffice-integrasjonen sender hver godkjente rapport til PowerOffice Go, enten som en leverandørfaktura fra den ansatte eller som lønnslinjer i PowerOffice Lønn. Prosjekter, avdelinger og kostnadskontoer kan hentes fra PowerOffice, slik at ansatte fører mot det samme som regnskapsføreren bruker.
Kort fortalt
| Hva sendes | Én leverandørfaktura per godkjent rapport, eller lønnslinjer når lønnshåndtering er slått på |
| Hvor havner det | Som bilag med den ansatte som leverandør, eller som lønnslinjer på den ansatte i PowerOffice Lønn |
| Når | Når rapporten er endelig godkjent |
| Vedlegg | Utleggsskjemaet som PDF på leverandørfakturaen. Lønnslinjer får ikke vedlegg. |
| Hentes fra PowerOffice | Prosjekter, avdelinger og kostnadskontoer (valgfritt) |
| Tilkobling | Innlogging i PowerOffice og godkjenning av klienten |
Før du starter
- Du trenger en bruker i PowerOffice Go som har tilgang til klienten og kan godkjenne integrasjoner for den.
- Skal rapporter føres på lønn, må klienten ha PowerOffice Lønn.
- Hver utleggstype trenger en kontokode som finnes i kontoplanen i PowerOffice, enten satt manuelt eller hentet med Sync kontoer.
- Har dere kjøregodtgjørelse eller diett, må kodene for disse være satt under Innstillinger → Kontering. Ved føring som leverandørfaktura er det kontonumre, ved føring på lønn er det lønnsartkoder.
- Avdelinger og prosjekter må ha samme kode i Utleggsappen som i PowerOffice. Det enkleste er å hente dem med synk.
- For lønn: legg inn ansattnummer på brukerne i Utleggsappen, likt ansattnummeret i PowerOffice.
Koble til
- Gå til Innstillinger → Integrasjoner og velg PowerOffice.
- Trykk Koble til. Du sendes til PowerOffice for å logge inn.
- Godkjenn integrasjonen og velg klienten Utleggsappen skal få tilgang til. Du har 15 minutter på deg. Velger du ingen klient, feiler tilkoblingen, og du må starte på nytt.
- Når du kommer tilbake, går du gjennom innstillingene og lagrer.
Innstillinger
| Felt | Hva det gjør |
|---|---|
| Sync projects | Henter aktive prosjekter fra PowerOffice. |
| Sync departments | Henter aktive avdelinger fra PowerOffice. |
| Sync kontoer | Henter aktive kostnadskontoer fra PowerOffice som utleggstyper. Nye kontoer blir synlige for ansatte. Skjul de dere ikke vil at ansatte skal bruke. |
| Skjul egne kategorier | Skjuler organisasjonens egne utleggstyper for ansatte ved hver synk, slik at de bare velger blant PowerOffice-kontoene. Godkjennere ser dem fortsatt. Slår du innstillingen av, vises de igjen. Vises bare når Sync kontoer er på. |
| Lønnshåndtering | Av (standard): alt sendes som leverandørfaktura. På: alt sendes som lønnslinjer. Splitt: rapporter med en trekkpliktig del sendes i sin helhet til lønn, resten som leverandørfaktura. Se Lønnshåndtering under. |
| PayItem-kilde for utlegg | Hvordan lønnsarten for et utlegg finnes ved føring på lønn. Regnskapskonto (standard): finner lønnsarten som PowerOffice fører på samme konto som utleggstypen. Regnskapskode som lønnsart og Alternativ regnskapskode: bruker koden på utleggstypen direkte som lønnsartkode. Fast PayItem-kode: samme lønnsart for alle utlegg. |
| Fast PayItem-kode for utlegg | Lønnsarten som brukes når PayItem-kilde for utlegg er Fast PayItem-kode. Må fylles ut da. |
| PayItem-kode for firmakortutlegg (debetkort) | Lønnsart for utlegg betalt med firmakort (debetkort), og for firmakortutlegg uten registrert korttype. Overstyrer kilden over. Vises når lønnshåndtering er på eller splitt. |
| PayItem-kode for firmakortutlegg (kredittkort) | Lønnsart for utlegg betalt med firmakort (kredittkort). Vises når lønnshåndtering er på eller splitt. |
| Konto for utlegg | Ved føring på lønn: om kontoen hentes fra Regnskapskode (standard) eller Alternativ regnskapskode på utleggstypen. Brukes bare når lønnsarten ikke har en egen konto i PowerOffice. |
| Regnskapskode for viderefakturering | Ved føring på lønn: kontoen som brukes når rapporten er merket for viderefakturering, også når lønnsarten har en egen konto i PowerOffice. |
Hva skjer når en rapport godkjennes
Som leverandørfaktura
Med Lønnshåndtering satt til Av oppretter Utleggsappen én leverandørfaktura i PowerOffice, med den ansatte som leverandør:
- Bilagsdato: datoen fakturaen ble opprettet i Utleggsappen, det vil si godkjenningsdatoen
- Forfallsdato: fakturaens forfallsdato
- Fakturanummer: fakturanummeret fra Utleggsappen
- Beskrivelse:
Utlegg <fakturanummer>:fulgt av rapportens beskrivelse, eller tittelen hvis beskrivelsen er tom. La fakturanummeret stå: Utleggsappen bruker det for å kjenne igjen bilaget ved ny sending. - Vedlegg: utleggsskjemaet som PDF
Er den ansatte registrert som ansatt i PowerOffice, viser PowerOffice bilaget som et utlegg på den ansatte (bilagstype Utlegg, kreditert ansattreskontroen) og ikke som en vanlig leverandørfaktura. Bilaget må kontrolleres og posteres i PowerOffice. Kan ikke PDF-en legges ved, slettes bilaget igjen, og sendingen feiler.
Som lønnslinjer
Med lønn sendes hver linje i rapporten som en lønnslinje på den ansatte i PowerOffice Lønn, klar for neste lønnskjøring. Linjene får ikke vedlegg. Kan én linje ikke føres, sendes ingenting, og linjer som allerede er opprettet, slettes igjen.
Lønnshåndtering
Splitt vurderer hele rapporten, ikke hver linje. Har rapporten et trekkpliktig beløp (kjøregodtgjørelse eller diett over statens satser), sendes hele rapporten til lønn, slik at den kommer med i a-meldingen. Er hele rapporten trekkfri, sendes den som leverandørfaktura.
Slik føres linjene
Utlegg
Leverandørfaktura: hvert utlegg blir én linje på kontoen som står som kontokode på utleggstypen, med avdelingen og prosjektet fra utlegget. Linjeteksten er utleggets beskrivelse. Utleggsappen sender ingen MVA-kode. Hvilken MVA-behandling linjen får, avhenger av oppsettet på kontoen i PowerOffice.
Lønn: hvert utlegg blir én lønnslinje med lønnsarten fra PayItem-kilde for utlegg. Har lønnsarten en egen konto i PowerOffice, føres linjen der. Ellers brukes kontoen fra Konto for utlegg.
Kjøregodtgjørelse og diett
Leverandørfaktura: hver kjøring blir én linje, og bompenger blir en egen linje. Diett blir én linje for den trekkfrie og én for den trekkpliktige delen. Kontoene hentes fra Innstillinger → Kontering. Kontroller føringen av kjøregodtgjørelse og diett i PowerOffice før bilaget posteres.
Lønn: kjøregodtgjørelse og diett blir lønnslinjer, med trekkfri og trekkpliktig del på hver sin lønnsart. Lønnsartene hentes fra Innstillinger → Kontering.
Firmakort
Ved føring på lønn bruker utlegg betalt med firmakort lønnsartene i PayItem-kode for firmakortutlegg (debetkort) og (kredittkort) når de er fylt ut.
Valuta
Rapporten sendes i grunnvalutaen. Utlegg i utenlandsk valuta føres med beløpet omregnet til grunnvalutaen.
Ansatte
Leverandørfaktura: første gang en ansatt sender en rapport, opprettes den ansatte som leverandør (privatperson) i PowerOffice med navn, e-post, telefon, adresse, ansattnummer og kontonummer. Senere rapporter bruker samme leverandør. Brukeren må ha både fornavn og etternavn i Utleggsappen.
Lønn: den ansatte finnes først på ansattnummer, deretter på kontonummer. Finnes ingen, opprettes en ansatt i PowerOffice med kontaktinformasjon og kontonummer. Lønnsavdelingen må da fylle inn arbeidsforhold og fødselsnummer i PowerOffice før lønnskjøringen. Har den ansatte flere arbeidsforhold, brukes standard arbeidsforhold, ellers et som ikke er avsluttet.
Prosjekter, avdelinger og utleggstyper
- Prosjekter settes per linje, fra prosjektet på utlegget eller kjøringen.
- Avdelinger settes per linje, fra avdelingen på utlegget eller kjøringen. Ved føring på lønn brukes rapportens avdeling når linjen ikke har en.
- Utleggstyper kan hentes fra kontoplanen med Sync kontoer. Bare aktive kontoer av typen kostnad tas med. Kontoer som deaktiveres i PowerOffice, fjernes ved neste synk.
Synk kjøres bare når du trykker Synk på integrasjonssiden. Trykk Synk etter at integrasjonen er koblet til, og hver gang dere oppretter nye prosjekter, avdelinger eller kontoer i PowerOffice.
Ny sending og feil
- Ny sending av en rapport gjøres av support. Kontakt support@utlegg.app.
- Før et bilag sendes, sjekker Utleggsappen om PowerOffice allerede har bilaget fra en tidligere sending, også etter at det er postert. Finnes det, sendes rapporten ikke på nytt. Er fakturanummeret fjernet fra beskrivelsen, eller ble bilaget sendt før oktober 2026, kjennes det ikke igjen, så si fra til support før ny sending i så fall.
- Ved lønn er det ingen slik sjekk. Si fra til support om lønnslinjene allerede ligger i PowerOffice før ny sending.
- Feil vises på rapporten under Faktura med en forklaring.
Viktig å vite
- Kontoer, avdelinger og prosjekter må finnes i PowerOffice med samme nummer eller kode som i Utleggsappen. Finnes en kode ikke, sendes ingenting, og rapporten feiler med en melding som sier hvilke koder som mangler.
- Trekkes tilgangen tilbake i PowerOffice, feiler sendingene til integrasjonen kobles til på nytt.