Fiken
Fiken-integrasjonen fører hver godkjente rapport som ett kjøp i Fiken, med utleggsskjemaet vedlagt. Prosjekter og kostnadskontoer kan hentes fra Fiken, slik at ansatte fører mot de samme kontoene og prosjektene som regnskapsføreren bruker.
Fiken-integrasjonen er i pilot og vises ikke i integrasjonslisten for alle. Kontakt support@utlegg.app for å få den aktivert for organisasjonen.
Kort fortalt
| Hva sendes | Ett kjøp (kontantkjøp) per godkjent rapport |
| Hvor havner det | Kjøp i Fiken, bokført og merket som betalt fra motpost-kontoen |
| Når | Når rapporten er endelig godkjent |
| Vedlegg | Utleggsskjemaet som PDF |
| Hentes fra Fiken | Prosjekter og kostnadskontoer (valgfritt) |
| Tilkobling | Innlogging i Fiken (OAuth) |
Før du starter
- API-modulen må være aktivert i Fiken. Den koster 99 kr/mnd per foretak og slås på under Innstillinger → API-modul i Fiken.
- Foretaket må ha en betalingskonto som kan brukes som motpost, for eksempel en bankkonto registrert under Bank i Fiken (kontonummer med underkonto, som
1920:10001) eller2915 Gjeld til eiere. - Bestem hvilke kontoer utleggstypene skal føres mot. Hver utleggstype i Utleggsappen trenger en Fiken-konto som kontokode, enten satt manuelt eller hentet med Synk utleggstyper.
- Har dere kjøregodtgjørelse eller diett, må kontokodene for disse være satt under Innstillinger → Kontering.
- I pilotperioden må Fiken-brukeren som kobler til være godkjent hos Fiken. Si fra til support hvilken e-postadresse dere logger inn i Fiken med.
Koble til
- Gå til Innstillinger → Integrasjoner og velg Fiken.
- Trykk Koble til. Du sendes til Fiken for å logge inn og velge hvilke foretak Utleggsappen får tilgang til.
- Når du kommer tilbake, velges foretaket automatisk: det eneste du ga tilgang til, eller det med samme organisasjonsnummer som organisasjonen i Utleggsappen.
- Fyll inn motpost-konto, slå på synk etter behov og lagre.
Innstillinger
| Felt | Hva det gjør |
|---|---|
| Motpost-konto | Kontoen kjøpet betales fra (kredit-siden). Må være en betalingskonto i Fiken, for eksempel 1920:10001 eller 2915. Bare 1920 uten underkonto og gjeldskontoer som 2911 avvises. Kontoen sjekkes mot Fiken når du lagrer. |
| Synk prosjekter | Henter aktive prosjekter fra Fiken. |
| Synk utleggstyper | Henter aktive kostnadskontoer (4000–7999) fra Fiken som utleggstyper. Lønnskontoene 5000–5999 kommer inn skjult, fordi Fiken ikke godtar dem på kjøp. |
| Skjul egne utleggstyper | Skjuler organisasjonens egne utleggstyper for ansatte, slik at de bare velger blant Fiken-kontoene. Godkjennere ser dem fortsatt. Vises bare når Synk utleggstyper er på. |
Hva skjer når en rapport godkjennes
Utleggsappen oppretter ett kjøp i Fiken:
- Type: kontantkjøp, merket som betalt fra motpost-kontoen
- Dato: datoen fakturaen ble opprettet i Utleggsappen, det vil si godkjenningsdatoen
- Referanse:
UTLEGG-<faktura-id>, som også brukes for å unngå dobbel bokføring - Vedlegg: utleggsskjemaet som PDF
Kjøpet har ingen kontakt eller leverandør. Den ansatte identifiseres gjennom utleggsskjemaet og linjeteksten, ikke som egen kontakt i Fiken.
Slik føres linjene
Utlegg
Hvert utlegg blir én linje på kontoen som står som kontokode på utleggstypen. Linjeteksten er utleggets beskrivelse.
MVA føres bare når foretaket er MVA-registrert i Fiken og utlegget er i NOK. Da brukes MVA-satsen og MVA-beløpet som er registrert på utlegget (25 % høy, 15 % middels, 12 % lav). Ellers føres beløpet brutto uten MVA. Hvis Fiken ikke godtar MVA-koden på kontoen, sendes linjene på nytt uten MVA.
Kjøregodtgjørelse og diett
Den trekkfrie delen føres på kontoene som er satt under Innstillinger → Kontering, uten MVA.
Den trekkpliktige delen tas ikke med i kjøpet. Fiken tar ikke imot lønnskontoer på kjøp, og Fiken Lønn kan ikke nås fra API-et. Rapporten får i stedet merknaden «Trekkpliktig del (…) er ikke med i kjøpet; kjør den i Fiken Lønn.» Er hele rapporten trekkpliktig, sendes ingenting, og rapporten må kjøres i Fiken Lønn.
Valuta
Fiken tar bare imot rapporter med NOK som grunnvaluta. Utlegg i utenlandsk valuta føres med beløpet omregnet til NOK.
Prosjekter, avdelinger og utleggstyper
- Prosjekter settes per linje, fra prosjektet på utlegget eller kjøringen. Prosjektet må være hentet fra Fiken med Synk prosjekter. Ukjente prosjekter utelates fra linjen. Uten Prosjekt-modulen i Fiken hoppes prosjekter over.
- Avdelinger sendes ikke. Fiken har ikke avdelinger.
- Utleggstyper kan hentes fra kontoplanen med Synk utleggstyper.
Synk kjøres bare når du trykker Synk på integrasjonssiden. Trykk Synk etter at integrasjonen er koblet til, og hver gang dere oppretter nye prosjekter eller kontoer i Fiken.
Ved tilkobling, ved hver synk og hver natt skjuler Utleggsappen også egne utleggstyper som Fiken ikke vil godta på et kjøp: utleggstyper uten kontokode, med en konto Fiken avviser, eller med en lønnskonto (5000–5999). De vises igjen når kontokoden rettes.
Når Fiken ikke godtar kjøpet
Hvis Fiken avviser kjøpet, for eksempel fordi en konto ikke finnes eller ikke kan brukes på kjøp, lagres det i stedet som utkast under Kjøp → Utkast i Fiken, med årsaken i merknaden. Et utlegg uten kontokode føres på plassholderkontoen 9999, som også gjør kjøpet til et utkast.
Rapporten i Utleggsappen viser da Må fullføres i Fiken og årsaken. Regnskapsføreren retter kontoen i Fiken og trykker Registrer kjøp.
Ny sending og feil
- Før et kjøp sendes, sjekker Utleggsappen om Fiken allerede har et kjøp eller utkast med samme referanse. Er kjøpet allerede bokført, sendes det ikke på nytt. Finnes det et utkast, bokføres kjøpet og utkastet slettes.
- Ny sending av en rapport gjøres av support. Kontakt support@utlegg.app.
- Feil vises på rapporten under Faktura med en forklaring.
Viktig å vite
- Nye foretak som opprettes i Fiken etter tilkobling, får ikke automatisk tilgang. Legg dem til under Rediger konto → Sikkerhet → Apper du har gitt tilgang til i Fiken.
- Trekkes tilgangen tilbake i Fiken, feiler sendingene til integrasjonen kobles til på nytt.
- Fjernes integrasjonen, vises utleggstypene som ble skjult av den igjen.