Finago
Finago-integrasjonen fører hver godkjente rapport som ett bilag i Finago Office (tidligere 24SevenOffice), med utleggsskjemaet vedlagt. Prosjekter, avdelinger og kostnadskontoer kan hentes fra Finago, slik at ansatte fører mot de samme dimensjonene og kontoene som regnskapsføreren bruker.
Kort fortalt
| Hva sendes | Ett bilag per godkjent rapport |
| Hvor havner det | Hovedboken i Finago Office, bokført på valgt bilagstype |
| Når | Når rapporten er endelig godkjent |
| Vedlegg | Utleggsskjemaet som PDF |
| Hentes fra Finago | Prosjekter, avdelinger og kostnadskontoer (valgfritt) |
| Tilkobling | Utleggsappen kobles til i Finago Office, og Organization ID limes inn i Utleggsappen |
Før du starter
- Du må være administrator i Finago Office for å koble til en app.
- Bestem hvilken konto bilaget skal balanseres mot (motpost), vanligvis
2400 Leverandørgjeldeller2910 Gjeld til ansatte. - Hver utleggstype trenger en Finago-konto som kontokode, enten satt manuelt eller hentet med Synk utleggstyper.
- Har dere kjøregodtgjørelse eller diett, må kontokodene for disse være satt under Innstillinger → Kontering.
- Skal bilaget vise hvem som har levert rapporten, må den ansatte finnes som person i Finago med samme fornavn og etternavn som i Utleggsappen.
Koble til
- Gå til Innstillinger → Integrasjoner i Utleggsappen og velg Finago. Beskrivelsen viser Application ID-en du trenger i neste steg.
- Logg inn i Finago Office som administrator og gå til Administration → Integrations → Connect Application. Lim inn Application ID-en.
- Godta vilkårene og gi disse tilgangene (scopes):
api.organization.information:read,api.organization.person:read,api.accounting.dimension:read,api.accounting.account:read,api.accounting.transaction:read,api.accounting.transaction:writeogapi.accounting.transactiontype:read. - Åpne den tilkoblede appen i Finago (Administration → Integrations → Utleggsappen) og kopier verdien under Info → Organization ID.
- Tilbake i Utleggsappen: lim inn Organization ID, fyll inn motpost-konto, slå på synk etter behov og lagre.
Koblingen sjekkes mot Finago når du lagrer. Er Organization ID feil eller mangler tilgangene, får du en feilmelding, og ingenting lagres.
Innstillinger
| Felt | Hva det gjør |
|---|---|
| Organization ID (Finago) | Identifiserer foretaket i Finago. Hentes fra Info → Organization ID på den tilkoblede appen i Finago. |
| Synk prosjekter | Henter prosjekter fra Finago. |
| Synk avdelinger | Henter avdelinger fra Finago. |
| Synk utleggstyper | Henter aktive kostnadskontoer (4000–7999) fra Finago som utleggstyper. Nye kontoer blir synlige for ansatte. Skjul dem de ikke skal bruke. |
| Skjul egne utleggstyper | Skjuler organisasjonens egne utleggstyper for ansatte ved hver synk, slik at de bare velger blant Finago-kontoene. Godkjennere ser dem fortsatt. Vises bare når Synk utleggstyper er på. |
| Motpost-konto (leverandørgjeld) | Kontoen bilaget balanseres mot (kredit-siden), for eksempel 2400 eller 2910. Må fylles inn. Uten den avviser Finago bilaget. |
| Bilagstype (transactionTypeNumber) | Nummeret på bilagstypen i Finago som utleggene føres på. Standard er 4. Se oppsettet for bilag i Finago Office. |
Hva skjer når en rapport godkjennes
Utleggsappen oppretter ett bilag i hovedboken i Finago:
- Bilagstype: den som er valgt i Bilagstype, standard
4 - Status: bokført, ikke kladd
- Dato: bilaget får datoen fakturaen ble opprettet i Utleggsappen, det vil si godkjenningsdatoen. Hver linje har datoen til utlegget, kjøringen eller dietten.
- Tekst: rapportens beskrivelse, eller tittelen hvis beskrivelsen er tom
- Fakturanummer og forfallsdato: fakturanummeret og forfallsdatoen fra Utleggsappen, på motpost-linjen
- Vedlegg: utleggsskjemaet som PDF
Slik føres linjene
Utlegg
Hvert utlegg blir én debet-linje på kontoen som står som kontokode på utleggstypen. Linjeteksten er utleggets beskrivelse.
MVA: er organisasjonen MVA-registrert, og utlegget er i NOK med fradragsberettiget MVA, sendes beløpet brutto med MVA-kode og MVA-beløp fra utlegget (25 % kode 1, 15 % kode 11, 12 % kode 13). Finago skiller ut MVA-en selv. Ellers føres linjen med MVA-kode 0.
Kjøregodtgjørelse og diett
Kjøregodtgjørelse og diett deles i en trekkfri og en trekkpliktig del, med hver sin linje. Kontoene hentes fra Innstillinger → Kontering: kjøregodtgjørelse, passasjertillegg, tilhenger, skog- og anleggsbilkjøring og bompenger får hver sin trekkfrie konto, og diett får konto etter type overnatting. Den trekkpliktige delen føres på kontoen for trekkpliktig kjøregodtgjørelse eller diett.
Den trekkpliktige delen havner som en vanlig linje i bilaget. Den må i tillegg innrapporteres gjennom lønn.
Motpost
For hver dato i bilaget legges det til én kredit-linje på Motpost-konto med summen for den datoen. Finago krever at bilaget balanserer per dato, så en rapport med utlegg på tre datoer får tre motpost-linjer.
Valuta
Beløpene sendes i rapportens grunnvaluta. Utlegg i utenlandsk valuta føres med beløpet omregnet til grunnvalutaen.
Ansatte
Den ansatte opprettes ikke i Finago. Utleggsappen ser etter en person i Finago med samme fornavn og etternavn som den som leverte rapporten. Finnes en slik person, settes den som ansatt-dimensjon på motpost-linjene, slik at navnet vises i bilaget. Finnes ingen, sendes bilaget likevel, bare uten navnet.
Prosjekter, avdelinger og utleggstyper
- Prosjekter og avdelinger settes per linje, fra prosjektet og avdelingen på utlegget eller kjøringen. Diettlinjer sendes uten prosjekt og avdeling. Koden må finnes i Finago, så hent dem med Synk prosjekter og Synk avdelinger.
- Utleggstyper kan hentes fra kontoplanen med Synk utleggstyper. Kontoer som ikke lenger er aktive i Finago, fjernes fra Utleggsappen ved neste synk.
Synk kjøres bare når du trykker Synk på integrasjonssiden. Trykk Synk etter at integrasjonen er koblet til, og hver gang dere oppretter nye prosjekter, avdelinger eller kontoer i Finago.
Ny sending og feil
- Ny sending av en rapport gjøres av support. Kontakt support@utlegg.app.
- Før et bilag sendes, sjekker Utleggsappen om Finago allerede har en motpost med samme fakturanummer på oppgjørskontoen. Finnes den, sendes rapporten ikke på nytt.
- Feil vises på rapporten under Faktura med en forklaring.
Viktig å vite
- Har en linje ingen kontokode, sendes ingenting, og rapporten feiler med en melding som navngir linjene. Sett kontokode på alle utleggstyper og alle kodene under Innstillinger → Kontering før første rapport sendes.
- Trekkes tilgangen til appen tilbake i Finago, feiler sendingene til den kobles til på nytt.