CSV-eksport
CSV-eksporten lager en CSV-fil av godkjente rapporter og sender den på e-post eller laster den opp til Google Disk. Du bestemmer selv hvilke kolonner filen har og i hvilken rekkefølge, slik at den passer importformatet i lønns- eller regnskapssystemet.
Kort fortalt
| Hva sendes | En CSV-fil med én rad per linje i rapporten |
| Hvor havner det | På e-post til valgte mottakere, eller i en mappe i Google Disk |
| Når | Per rapport når den er endelig godkjent, eller samlet på faste dager i måneden |
| Vedlegg | Ingen. Kvitteringer og utleggsskjema er ikke med. |
| Hentes fra andre systemer | Ingenting |
| Tilkobling | Ingen innlogging. Du fyller bare inn innstillingene. |
Før du starter
- Bestem hvilke kolonner mottakersystemet trenger, og i hvilken rekkefølge.
- Sett kontokode på utleggstypene. Kolonnen Kontokode henter utleggstypens kontokode.
- Har dere kjøregodtgjørelse eller diett, må kodene for disse være satt under Innstillinger → Kontering.
- Skal mottakersystemet kjenne igjen den ansatte, må ansattnummer være satt på brukerne.
- For Google Disk trenger dere en tjenestekonto i Google Cloud med nøkkel i JSON-format. Del mappen filene skal til med tjenestekontoens e-postadresse, med redigeringstilgang.
Koble til
- Gå til Innstillinger → Integrasjoner og velg CSV-eksport.
- Bygg opp kolonnene under Kolonner.
- Velg skilletegn, om filen skal ha overskriftsrad, og eventuelt planlagt eksport.
- Velg Leveringsmåte og fyll inn mottakere eller Google Disk-mappe.
- Lagre.
Innstillinger
| Felt | Hva det gjør |
|---|---|
| Kolonner | Kolonnene i filen, i rekkefølge. Hver kolonne er enten et Felt fra rapporten eller en Fast verdi som blir lik på alle rader. Du kan gi kolonnen en egen overskrift. Her velger du også Utgiftstyper som tas med: utlegg, kjøregodtgjørelse og diett. Valget gjelder hele filen. |
| Inkluder kolonneoverskrifter | Skriver en overskriftsrad øverst i filen. På som standard. |
| Skilletegn | Tegnet mellom kolonnene: semikolon (;, standard) eller loddrett strek (|). |
| Planlagt eksport | Kjører eksporten på valgte dager i måneden (1–28) på et valgt klokkeslett, norsk tid. Se Levering per rapport eller planlagt. |
| Leveringsmåte | E-post (standard) eller Google Disk. |
| E-postmottakere | Adressene som får filen. Vises når leveringsmåten er e-post. |
| Google Disk mappe-ID | ID-en til mappen filene lastes opp til. Du finner den sist i mappens nettadresse. Vises når leveringsmåten er Google Disk. |
| Google tjenestekonto (JSON) | Nøkkelen til tjenestekontoen som laster opp filene. Vises når leveringsmåten er Google Disk. |
| Varslings-e-post | Adressen som får beskjed hvis en planlagt eksport feiler. |
Levering per rapport eller planlagt
Eksporten går på én av to måter. De kan ikke kombineres.
Per rapport. Uten planlagt eksport lages én fil hver gang en rapport er endelig godkjent. Filen heter export_<ansattnummer>_<dd-mm-åååå>.csv, med datoen filen ble laget.
Planlagt. Med planlagt eksport på samles alle rapporter som er godkjent siden forrige kjøring i én fil. Ingen fil lages per rapport.
- Første kjøring tar bare med rapporter som er godkjent etter at planlagt eksport ble slått på. Eldre rapporter blir ikke med.
- Er det ingen nye rapporter, sendes ingenting.
- På e-post heter filen
export_<fra>_<til>_<antall>rapporter.csv, der fra og til er dato og klokkeslett. I Google Disk heter denscheduled_export_<åååå-mm-dd>.csv. - Slår du på planlagt eksport uten å velge noen dager, brukes levering per rapport.
Filformat
- Tegnkoding: UTF-8 med BOM, slik at Excel leser æ, ø og å riktig
- Skilletegn: semikolon eller loddrett strek, etter innstillingen
- Linjeskift: LF
- Desimaltegn: komma. Beløp har to desimaler (
150,00). Antall har opptil tre desimaler for kilometer (42,875). - Dato:
dd.mm.åååå - Anførselstegn: tekstkolonner står i doble anførselstegn, og et anførselstegn i teksten dobles (
""). Tall og datoer står uten anførselstegn. En tom fast verdi gir en helt tom kolonne. - Formelbeskyttelse: tekst som begynner med
=,+,-eller@får en apostrof foran, slik at Excel, Google Regneark og LibreOffice viser den som tekst i stedet for å regne den ut. Det gjelder også overskrifter og faste verdier.
Eksempel med semikolon og overskriftsrad:
"Ansattnummer";"Fullt navn";"Utgiftsdato";"Beskrivelse";"Antall";"Sats";"Beløp";"Kontokode"
"1001";"Ola Nordmann";10.02.2026;"Storgata 1, Oslo - Bryggen 5, Bergen";42,9;3,50;150,15;"7100"
"1001";"Ola Nordmann";10.02.2026;"Bompenger";1;45,00;45,00;"7130"
Felter du kan velge
| Felt | Innhold |
|---|---|
| Ansattnummer | Den ansattes ansattnummer |
| Fullt navn, Fornavn, Etternavn | Den ansattes navn |
| Kontonummer | Den ansattes bankkontonummer |
| Fakturanummer | Rapportens fakturanummer |
| Avdeling, Avdelingskode | Avdelingens navn og kontokode. Avdelingen på rapporten brukes. Har rapporten ingen avdeling, brukes avdelingen på linjen. |
| Prosjekt, Prosjektkode | Prosjektets navn og kontokode, fra linjen |
| Rapporttittel | Rapportens tittel |
| Rapportdato | Datoen rapporten ble opprettet |
| Utgiftsdato | Datoen på utlegget, kjøringen eller diettdagen |
| Beskrivelse | Tekst som lages automatisk, se under |
| Antall | Kilometer på kilometerlinjer, ellers 1 |
| Sats | Sats per kilometer på kilometerlinjer, ellers hele beløpet |
| Beløp | Linjens beløp |
| MVA | MVA-beløpet på utlegget. 0,00 på kjøregodtgjørelse og diett. |
| Kontokode | Kontokoden for linjen, se Slik føres linjene |
| Betalt av firma | Ja for utlegg betalt med firmakort eller fakturert til firmaet, ellers Nei. Den ansatte skal ikke ha Ja-linjer utbetalt. |
Trenger mottakersystemet en kolonne som ikke finnes her, for eksempel valuta eller en fast lønnsart, bruk en kolonne med fast verdi.
Slik føres linjene
Hver rad i filen er én linje. Kjøregodtgjørelse og diett deles opp i flere rader, slik at trekkfri og trekkpliktig del kommer hver for seg. Rader for kjøregodtgjørelse og diett med beløp 0 tas ikke med.
Utlegg
Hvert utlegg blir én rad. Kontokode er utleggstypens kontokode. Beskrivelse er utleggstypen og utleggets beskrivelse, for eksempel Taxi - Til flyplassen.
Kjøregodtgjørelse
En kjøring kan gi disse radene. Kodene settes under Innstillinger → Kontering.
| Rad | Beløp | Kontokode |
|---|---|---|
| Kilometer, trekkfri | Kilometer × trekkfri sats | Kode for trekkfri kjøregodtgjørelse |
| Kilometer, trekkpliktig | Kilometer × det som er utbetalt over trekkfri sats | Kode for trekkpliktig kjøregodtgjørelse |
| Bompenger | Bompengene på kjøringen | Kode for bompenger |
| Passasjertillegg | Tillegget for passasjerer | Kode for passasjertillegg, ellers koden for trekkfri kjøregodtgjørelse |
| Tilhenger og skogs- eller anleggsvei | Tillegget | Egen kode hvis satt, ellers koden for trekkfri kjøregodtgjørelse |
Kilometerradene har adressene for start og mål og kjøringens beskrivelse som tekst. Trekkfri og trekkpliktig rad har samme tekst, så bruk Kontokode for å skille dem.
Diett
Hver diettdag kan gi disse radene:
| Rad | Kontokode |
|---|---|
| Diett, trekkfri | Koden for trekkfri diett som passer overnattingen (hotell, med eller uten kokemuligheter, uten overnatting), ellers den generelle koden for trekkfri diett |
| Diett, trekkpliktig | Kode for trekkpliktig diett |
| Kompensasjonstillegg utland | Egen kode hvis satt, ellers koden for trekkpliktig diett |
Beskrivelse er navnet på diettsatsen fulgt av måltidene som er trukket fra og om det er halv dag, for eksempel <diettsats> - uten frokost, lunsj.
Valuta
Beløp står i rapportens grunnvaluta. Utlegg i utenlandsk valuta er regnet om. Filen har ingen valutakolonne. Trenger mottakeren en, legg til en kolonne med fast verdi, for eksempel NOK.
Prosjekter, avdelinger og utleggstyper
CSV-eksporten henter ingenting fra andre systemer. Avdelinger, prosjekter og utleggstyper med kontokoder vedlikeholdes i Utleggsappen, og kodene skrives rett inn i filen.
Ny sending og feil
- Per rapport: Ny sending av en rapport gjøres av support. Kontakt support@utlegg.app. En ny sending fra support lager og sender filen på nytt, så mottakeren får den to ganger. Automatiske gjentakelser sender ikke filen igjen når den allerede er levert. Feil vises på rapporten under Faktura.
- Planlagt: Feiler en kjøring, prøves den på nytt etter ett og fem minutter. Feiler den tre ganger, får Varslings-e-post beskjed. Rapportene blir med i neste kjøring, siden bare vellykkede kjøringer flytter startpunktet. Planlagte kjøringer vises ikke på den enkelte rapporten.
Viktig å vite
- Utlegg betalt med firmakort eller fakturert til firmaet er med i filen. Brukes filen som grunnlag for utbetaling, ta med kolonnen Betalt av firma og la mottakersystemet hoppe over linjer med
Ja. - Reiseforskudd trekkes ikke fra i filen.