SD Worx

SD Worx-integrasjonen sender hver godkjente rapport som lønnstransaksjoner til SD Worx Lønn (tidligere Aditro). Hvert utlegg, hver kjøring og hver diett blir én eller flere transaksjoner på den ansatte, med lønnsarten dere har valgt.

Har dere lønn hos KNIF Regnskap, kobler dere til gjennom KNIF i stedet. Se SD Worx via KNIF Regnskap.

Kort fortalt

Hva sendes	Én lønnstransaksjon per linje i rapporten, på den ansatte
Hvor havner det	En importbunt i SD Worx, i importoppsettet dere har laget for Utleggsappen
Når	Når rapporten er endelig godkjent
Vedlegg	Utleggsskjemaet som PDF, på lønnsarter som tillater vedlegg
Hentes fra SD Worx	Ingenting
Tilkobling	API-klient (Client ID og Client Secret) fra SD Worx

Før du starter

• API-tilgang fra SD Worx. Dere trenger en API-klient (Client ID og Client Secret) for selskapet. Den bestilles hos SD Worx. Noen kunder får også en tenant-ID.
• Importoppsett i SD Worx. Tenanten må ha et importoppsett (target integration) som tar imot transaksjonene. Standardnavnet er Utleggsappen. Bruker dere et annet navn, må det stå i Target Integration.
• Ansattnummer på alle brukere. Hver bruker som leverer rapporter, må ha Ansattnummer på brukerprofilen i Utleggsappen, og nummeret må være det samme som i SD Worx.
• Lønnsarter på utleggstypene. Hver utleggstype trenger en lønnsart som kontokode (eller som alternativ kontokode, se Expense Pay Code Source). Alternativt kan alle utlegg gå på én fast lønnsart.
• Lønnsarter for kjøregodtgjørelse og diett settes under Innstillinger → Kontering.
• Vedlegg. Skal utleggsskjemaet følge med, må lønnsartene tillate vedlegg i SD Worx. Det settes per lønnsart i SD Worx.

Koble til

1. Gå til Innstillinger → Integrasjoner og velg SD Worx.
2. Fyll inn Client ID, Client Secret og eventuelt tenant-ID fra SD Worx.
3. Fyll inn selskapet i Company Identifier, for eksempel firmanummeret 01.
4. Velg hvordan lønnsart for utlegg skal finnes, og lagre.

Innstillinger

Felt	Hva det gjør
SD Worx Client ID	Klient-ID-en dere har fått fra SD Worx. Påkrevd.
SD Worx Client Secret	Hemmeligheten som hører til klient-ID-en. Påkrevd.
SD Worx Tenant ID	Tenant-ID fra SD Worx, for eksempel NOR1481. Fyll inn bare hvis SD Worx har gitt dere en.
Target Integration	Navnet på importoppsettet i SD Worx. Standard er Utleggsappen. Må være likt navnet i SD Worx.
Origin System ID	Systemnavnet som står på importbunten. Standard er Utleggsappen.
Company Identifier Type	Hvordan selskapet identifiseres: CompanyNo (firmanummer, standard), CompanyId eller ExternalCompanyKey.
Company Identifier	Verdien som hører til typen over, for eksempel firmanummer 01. Påkrevd.
Employee Identifier Type	Hvilket felt i SD Worx ansattnummeret fra Utleggsappen skal matches mot: EmployeeNumber (ansattnummer, standard) eller ExternalEmployeeKey (ekstern nøkkel). Verdien er alltid Ansattnummer fra Utleggsappen.
Expense Pay Code Source	Hvor lønnsarten for utlegg hentes fra: Accounting code (kontokoden på utleggstypen, standard), Alt accounting code (den alternative kontokoden) eller Fixed pay code (én fast lønnsart for alle utlegg). Gjelder ikke kjøregodtgjørelse og diett.
Expense Pay Code	Lønnsarten for alle utlegg når Fixed pay code er valgt.
Company Card Expense Pay Code	Egen lønnsart for utlegg betalt med firmakort. Se Firmakort.
Attach invoice PDF	Legger utleggsskjemaet ved transaksjonene. På som standard.

Hva skjer når en rapport godkjennes

Utleggsappen sender alle linjene i rapporten som én importbunt til SD Worx:

• Mottaker: den ansatte, funnet med ansattnummeret
• Lønnsart: etter reglene under Slik føres linjene nedenfor
• Dato: datoen på utlegget, kjøringen eller dietten
• Tekst: en fast tekst på inntil 25 tegn, for eksempel Utlegg - Parkering, Kjøring trekkfritt eller Diett trekkpliktig. Er navnet på utleggstypen for langt, står det bare Utlegg.
• Referanse: fakturanummeret i Utleggsappen
• Status i SD Worx: transaksjonene importeres som «venter på godkjenning» og behandles videre i lønnskjøringen i SD Worx

Utleggsappen leser importstatusen fra SD Worx etterpå, linje for linje. Rapporten markeres som levert når SD Worx har tatt imot bunten.

Alle linjene må ha en lønnsart. Mangler én linje lønnsart, sendes ingenting, og rapporten får status Mislykket med en forklaring.

Slik føres linjene

Utlegg

Hvert utlegg blir én transaksjon med beløpet og lønnsarten fra Expense Pay Code Source. MVA-beløpet på utlegget sendes med når det finnes.

Kjøregodtgjørelse og diett

Kjøregodtgjørelse og diett bruker alltid lønnsartene under Innstillinger → Kontering, uansett hva som er valgt i Expense Pay Code Source.

• Kjøring: den trekkfrie og den trekkpliktige delen sendes som hver sin transaksjon med antall kilometer og sats per kilometer. Den trekkpliktige satsen er det dere betaler over den trekkfrie satsen.
• Bompenger, passasjertillegg, tilhengertillegg og skogs-/anleggsvei sendes som egne beløp. Mangler egen kode for passasjer, tilhenger eller skogs-/anleggsvei, brukes koden for trekkfri kjøring.
• Diett: den trekkfrie og den trekkpliktige delen sendes som hver sin transaksjon. Den trekkfrie delen kan ha egne koder per overnattingstype, ellers brukes den generelle koden. Kompensasjonstillegg ved reise i utlandet sendes som egen transaksjon, på egen kode hvis den er satt, ellers på koden for trekkpliktig diett.

Firmakort

Utlegg betalt med firmakort sendes bare når Company Card Expense Pay Code er fylt inn, og da på den lønnsarten. Er feltet tomt, tas de ikke med. Utlegg som er fakturert til firmaet, sendes aldri. Er alle utleggene i en rapport betalt av firmaet, sendes ingenting, og rapporten står som levert med merknaden «Ingen linjer sendt til lønn: alle utleggene er betalt av firma (firmakort eller faktura).»

Valuta

Beløpene sendes i rapportens grunnvaluta, uten valutakode. Utlegg i utenlandsk valuta sendes omregnet til grunnvalutaen. Grunnvalutaen må være den samme som selskapets valuta i SD Worx.

Ansatte

Den ansatte finnes med Ansattnummer fra brukerprofilen i Utleggsappen. Mangler brukeren ansattnummer, feiler rapporten før noe sendes. Finnes ikke nummeret i SD Worx, avviser SD Worx importen.

Prosjekter, avdelinger og utleggstyper

• Avdeling sendes som kostnadsdimensjon A, fra avdelingen på rapporten. Det er kontokoden på avdelingen som sendes.
• Prosjekt sendes som kostnadsdimensjon B, per linje, fra prosjektet på utlegget eller kjøringen. Det er kontokoden på prosjektet som sendes.
• Utleggstyper vedlikeholdes i Utleggsappen.

Ingenting hentes fra SD Worx, og integrasjonen har ingen synk. Kontokodene på avdelinger og prosjekter må være verdier som finnes i SD Worx.

Vedlegg

Med Attach invoice PDF på legges utleggsskjemaet ved hver transaksjon der lønnsarten tillater vedlegg i SD Worx. Lønnsarter som ikke tillater vedlegg, får transaksjonen uten PDF. Avviser SD Worx likevel bunten på grunn av vedlegg, sendes den én gang til uten vedlegg. Lønnslinjene går alltid foran vedlegget.

Ny sending og feil

• Hver transaksjon har en fast ID per faktura og linje. Sendes samme faktura på nytt, beholder SD Worx linjene den allerede har og lager ikke dubletter. En ny sending kan derfor ikke rette en linje som allerede er i SD Worx. Den må rettes i SD Worx.
• Lages det en ny faktura for en rapport som allerede er sendt til SD Worx, sendes den ikke. Rapporten feiler med beskjed om at endringer må gjøres for hånd i SD Worx.
• Er SD Worx midlertidig utilgjengelig, prøver Utleggsappen igjen automatisk i inntil tre døgn. Rapporten beholder sin status så lenge. Lykkes det ikke, får den status Mislykket.
• Avviser SD Worx importen, får rapporten status Mislykket med SD Worx sin begrunnelse. En avvist import kan likevel ha lagret noen av linjene. Sjekk i SD Worx før du ber om ny sending.
• Ny sending av en rapport gjøres av support. Kontakt support@utlegg.app.
• Feil vises på rapporten under Faktura med en forklaring.

SD Worx via KNIF Regnskap

Tilgjengelig ved forespørsel

SD Worx (KNIF Regnskap) er i pilot og vises ikke i integrasjonslisten for alle. Kontakt support@utlegg.app for å få den aktivert for organisasjonen.

For virksomheter som har lønn hos KNIF Regnskap. Rapportene går til SD Worx gjennom KNIF sin egen tilkobling, så dere trenger ingen API-klient fra SD Worx.

• Tilkobling: organisasjonen kjennes igjen på organisasjonsnummeret i Utleggsappen. KNIF må ha lagt organisasjonsnummeret inn hos seg før integrasjonen kan kobles til. Ellers avvises tilkoblingen.
• Organisasjonsnummer: må være riktig i Utleggsappen før dere kobler til. Når det først er satt, kan det bare endres av support.
• Innstillinger: bare Employee Identifier Type, Expense Pay Code Source, Expense Pay Code, Company Card Expense Pay Code og Attach invoice PDF. Selskap og importoppsett bestemmes av KNIF.
• Lønnsarter: KNIF setter opp lønnsartene i SD Worx, og om de tillater vedlegg. Avtal med KNIF hvilke lønnsarter dere skal bruke på utleggstyper, kjøregodtgjørelse og diett.
• Linjene bygges og sendes på samme måte som beskrevet over.
• Fjerner KNIF organisasjonen fra listen sin, blir nye rapporter liggende uten å bli sendt til support sender dem på nytt.

Viktig å vite

• Det er alt eller ingenting per rapport: mangler én linje lønnsart, sendes ingen av linjene.
• Teksten på transaksjonen er begrenset til 25 tegn. Lengre navn på utleggstyper kuttes til Utlegg.

Se også

• Regnskap og eksport
• Utleggstyper, satser og kontering
• Kjøregodtgjørelse
• Reiseregning
• Avdelinger og prosjekter