Unit4
Unit4-integrasjonen lager en lønnsfil i Unit4-format (Agresso) for hver godkjente rapport og legger den på et SFTP-område. Unit4 importerer filen derfra og utbetaler gjennom lønn. Integrasjonen settes opp sammen med oss for hver kunde.
Unit4 vises ikke i integrasjonslisten for alle. Kontakt support@utlegg.app for å få den aktivert for organisasjonen.
Kort fortalt
| Hva sendes | Én lønnsfil per godkjent rapport, med én rad per lønnslinje |
| Hvor havner det | På et SFTP-område som Unit4 importerer fra. Importen settes opp hos dere i Unit4. |
| Når | Når rapporten er endelig godkjent |
| Vedlegg | Ingen |
| Hentes fra Unit4 | Ingenting |
| Tilkobling | Settes opp sammen med support |
Før du starter
Dette avtales med support før integrasjonen slås på:
- Firmakode (klient) i Unit4.
- Hvilke dimensjoner (1–7) i Unit4 som skal ta imot avdeling og prosjekt.
- SFTP-område filene skal legges på. Vanligvis bruker vi vårt eget, og dere setter opp importen i Unit4 mot det.
I Utleggsappen må dere ha:
- Ansattnummer på alle som leverer rapporter, likt ressursnummeret i Unit4. Mangler ansattnummeret, feiler sendingen.
- En lønnsart som kontokode på hver utleggstype, og lønnsarter for kjøregodtgjørelse og diett under Innstillinger → Kontering.
- NOK som grunnvaluta.
- Avdelinger og prosjekter med samme koder som i Unit4.
Innstillinger
Innstillingene fylles normalt ut av support.
| Felt | Hva det gjør |
|---|---|
| Firmakode (klient) | Unit4-klienten filen bokføres på. Står også først i filnavnet. |
| Bilagsart | Bilagsarten på hver rad. Standard er RE. |
| Dimensjon for avdeling | Hvilken Unit4-dimensjon (1–7) avdelingskoden legges i. Standard er 1. |
| Dimensjon for prosjekt | Hvilken Unit4-dimensjon (1–7) prosjektkoden legges i. Standard er 5. Kan ikke være den samme som for avdeling. |
| Diett trekkfri hotell, Diett trekkfri uten kjøkken, Diett trekkfri med kjøkken, Diett trekkfri uten overnatting | Lønnsart for trekkfri diett av hver type, brukt når det ikke er satt noen lønnsart for den under Kontering. |
| SFTP host, SFTP port, SFTP username, SFTP password, SFTP private key, SFTP passphrase, SFTP remote path | Hvor filen leveres. Enten passord eller privat nøkkel må fylles inn. |
| Kjoring trekkfri referanse, Kjoring trekkpliktig referanse, Bom referanse, Passasjer referanse og referansefeltene for diett | Teksten i referansefeltet på radene for kjøregodtgjørelse og diett. |
Hva skjer når en rapport godkjennes
Utleggsappen lager én fil med navnet <firmakode>_utl_<fakturanummer>.dat og legger den i mappen på SFTP-området. Filen har faste kolonnebredder og tegnsettet ISO-8859-1. Unit4 henter filen og importerer radene etter oppsettet hos dere.
Slik føres linjene
Hver rad har firmakoden, den ansattes ansattnummer som ressurs, en lønnsart, avdeling og prosjekt i de valgte dimensjonene, dato, beløp og bilagsart.
Utlegg
Hvert utlegg blir én rad med kontokoden på utleggstypen som lønnsart. For utlegg i utenlandsk valuta brukes den alternative kontokoden hvis den er satt.
Det sendes ingen MVA.
Kjøregodtgjørelse og diett
Kjøregodtgjørelse deles i egne rader for trekkfri og trekkpliktig del, bompenger, passasjertillegg, tilhenger og skog- og anleggsbilkjøring. Kilometergodtgjørelsen sendes som antall kilometer og sats. Lønnsartene hentes fra Innstillinger → Kontering.
Diett deles i en trekkfri og en trekkpliktig rad. Den trekkfrie raden får lønnsart etter type overnatting. Kompensasjonstillegg ved utenlandsopphold føres på lønnsarten for trekkpliktig diett.
Valuta
Rapporten må ha NOK som grunnvaluta. Utlegg i utenlandsk valuta sendes omregnet til NOK.
Prosjekter og avdelinger
- Avdeling tas fra utlegget, og fra rapporten hvis utlegget ikke har avdeling.
- Prosjekt settes per rad, fra utlegget, kjøringen eller dietten.
Ingenting hentes fra Unit4. Avdelinger, prosjekter og lønnsarter vedlikeholdes i Utleggsappen med de samme kodene som i Unit4.
Ny sending og feil
- Ny sending av en rapport gjøres av support. Kontakt support@utlegg.app.
- En ny sending skriver filen på nytt med samme navn. Er filen allerede importert i Unit4, sjekk at radene ikke blir importert to ganger.
- Mangler en rad lønnsart, lages det ingen fil, og rapporten viser feilen.
- Feil vises på rapporten under Faktura med en forklaring.
Viktig å vite
- Importen i Unit4 settes opp og driftes hos dere. Utleggsappen leverer bare filen.
- Kvitteringer følger ikke med i filen.