Skip to main content

RecMan

RecMan-integrasjonen er for bemanningsbyråer. Hver linje i en godkjent rapport blir et tillegg (addition) på den ansattes oppdrag i RecMan, slik at utlegg, kjøregodtgjørelse og diett kommer med i lønn og viderefakturering.

Kort fortalt​

Hva sendesEtt tillegg per linje i rapporten
Hvor havner detPå den ansattes oppdrag (jobb) i RecMan
NårNår rapporten er endelig godkjent
VedleggUtleggsskjemaet som PDF på hvert tillegg, når RecMan tar imot det
Hentes fra RecManIngenting
TilkoblingAPI-nøkkel fra RecMan

Før du starter​

  • API-nøkkel i RecMan. Nøkkelen må kunne lese kandidater, jobber og artikler, og legge inn tillegg.
  • Artikler for alle linjetyper. Hver linje kobles til en tilleggsartikkel i RecMan via artikkelnummeret. Lag artikler for utlegg, kjøregodtgjørelse (trekkfri og trekkpliktig), bompenger, passasjertillegg, tilhengertillegg, skogs-/anleggsvei, diett (trekkfri og trekkpliktig) og kompensasjonstillegg i utlandet etter hva dere bruker.
  • Kontokoder lik artikkelnummer. Kontokoden på hver utleggstype, og kodene under Innstillinger → Kontering for kjøregodtgjørelse og diett, må være artikkelnummeret i RecMan.
  • Artiklene må ligge i kollektivavtalen. RecMan knytter artikler til kollektivavtalen på oppdraget, ikke til oppdraget selv. En artikkel som ikke er med i avtalen, avvises. Dette kan bare rettes i RecMan.
  • Ansattnummer. Gi brukerne samme Ansattnummer i Utleggsappen som i RecMan. Da finnes den ansatte sikrest.

Koble til​

  1. Gå til Innstillinger → Integrasjoner og velg RecMan.
  2. Lim inn API-nøkkelen fra RecMan.
  3. Fyll inn Fixed Job ID bare hvis alle tillegg skal på samme oppdrag.
  4. Lagre.

Innstillinger​

FeltHva det gjør
RecMan API KeyAPI-nøkkelen fra RecMan. Påkrevd.
Fixed Job IDJobb-ID i RecMan som alle tillegg skal føres på. La stå tom for å finne oppdraget automatisk for hver rapport.

Hva skjer når en rapport godkjennes​

Utleggsappen finner den ansatte og oppdraget i RecMan og legger inn ett tillegg per linje:

  • Oppdrag: oppdraget som dekker datoen for det første utlegget i rapporten. Dekker ingen oppdrag datoen, brukes oppdraget som ligger nærmest i tid. Alle linjene i rapporten havner på samme oppdrag.
  • Dato: oppdragets startdato, ikke utleggsdatoen. Da havner alle tilleggene øverst på oppdraget, og et utlegg som er betalt like etter at oppdraget sluttet, blir ikke avvist.
  • Antall og sats: antall og pris per enhet fra linjen
  • Notat: utleggsdatoen, beskrivelsen av utlegget (eller for eksempel KM trekkfri med strekningen), fakturanummeret og en lenke til rapporten i arkivet i Utleggsappen, for eksempel 24.06 Parkering Oslo S | faktura 100017 | <lenke>

Før noe legges inn, sjekker Utleggsappen at alle linjene har en artikkel i RecMan, at den ansatte finnes og at det finnes et oppdrag. Mangler noe av dette, legges ingenting inn, og rapporten får status Mislykket med en forklaring.

Slik føres linjene​

Utlegg​

Hvert utlegg blir ett tillegg på artikkelen med samme nummer som kontokoden på utleggstypen. Beløpet er utleggets beløp i grunnvaluta. MVA skilles ikke ut.

Kjøregodtgjørelse og diett​

Kodene under Innstillinger → Kontering brukes som artikkelnummer.

  • Kjøring: den trekkfrie og den trekkpliktige delen blir hvert sitt tillegg, med antall kilometer og sats per kilometer.
  • Bompenger, passasjertillegg, tilhengertillegg og skogs-/anleggsvei blir egne tillegg med beløpet. Mangler egen kode for passasjer, tilhenger eller skogs-/anleggsvei, brukes koden for trekkfri kjøring.
  • Diett: den trekkfrie og den trekkpliktige delen blir hvert sitt tillegg. Kompensasjonstillegg ved reise i utlandet blir eget tillegg, på egen kode hvis den er satt, ellers på koden for trekkpliktig diett.

Har flere dietteartikler samme artikkelnummer, velges artikkelen ut fra navnet: navn som inneholder hotell, med kokemulighet, uten kokemulighet eller uten overnatting matches mot overnattingen på reisen. Unike artikkelnumre er sikrest.

Firmakort​

Utlegg betalt med firmakort eller fakturert til firmaet sendes ikke til RecMan, siden den ansatte ikke skal ha dem utbetalt. Er alle utleggene i en rapport betalt av firmaet, sendes ingenting, og rapporten står som levert med merknaden «Ingen linjer sendt til lønn: alle utleggene er betalt av firma (firmakort eller faktura).»

Valuta​

Beløpene sendes i rapportens grunnvaluta, uten valutakode. Utlegg i utenlandsk valuta sendes omregnet til grunnvalutaen.

Ansatte​

Den ansatte finnes i RecMan i denne rekkefølgen:

  1. Ansattnummer fra brukerprofilen i Utleggsappen, mot ansattnummeret i RecMan
  2. e-postadresse
  3. fornavn og etternavn

Finnes ingen entydig treff, får rapporten status Mislykket.

Prosjekter, avdelinger og utleggstyper​

Prosjekter og avdelinger sendes ikke til RecMan. Ingenting hentes fra RecMan, og integrasjonen har ingen synk. Utleggstyper vedlikeholdes i Utleggsappen, med artikkelnummeret som kontokode.

Vedlegg​

Etter at tilleggene er lagt inn, legges utleggsskjemaet ved hvert av dem. Feiler vedlegget, er rapporten likevel levert, og support får beskjed.

Ny sending og feil​

  • Tilleggene legges inn ett og ett. Avviser RecMan et tillegg underveis, for eksempel fordi artikkelen ikke er med i kollektivavtalen, blir de som allerede er lagt inn, liggende. Feilmeldingen sier hvilken artikkel og hvilket oppdrag det gjelder, og hvilke artikler hele rapporten trenger.
  • Feiler sendingen underveis, sletter Utleggsappen tilleggene den allerede la inn, slik at rapporten kan sendes på nytt. Kunne noen ikke slettes, står det i feilmeldingen hvilke. Slett dem på oppdraget før du ber om ny sending.
  • Gjentas en sending automatisk for en rapport som allerede er levert, legges ingenting inn på nytt.
  • En ny sending fra support legger inn alle tilleggene på nytt. Slett de gamle tilleggene på oppdraget først.
  • Ny sending av en rapport gjøres av support. Kontakt support@utlegg.app.
  • Feil vises på rapporten under Faktura med en forklaring.

Viktig å vite​

  • Kollektivavtalen er den vanligste feilkilden. Legg alle artiklene dere bruker inn i avtalene før første rapport sendes.
  • Kontokoden må være et artikkelnummer, også for kjøregodtgjørelse og diett. Tekst eller lønnsartsnummer fra et annet system virker ikke.
  • Tillegget er datert på oppdragets startdato. Den faktiske utleggsdatoen står i notatet.

Se også​