Tripletex
Tripletex-integrasjonen sender hver godkjente rapport til Tripletex, enten som en reiseregning på den ansatte eller som et lønnsbilag. Prosjekter og avdelinger kan hentes fra Tripletex.
Tripletex vises ikke i integrasjonslisten for alle. Kontakt support@utlegg.app for å få den aktivert for organisasjonen.
Kort fortalt
| Hva sendes | Én reiseregning per godkjent rapport, eller ett lønnsbilag når lønnshåndtering er slått på |
| Hvor havner det | Som reiseregning på den ansatte, eller under Lønn → Lønnsbilag |
| Når | Når rapporten er endelig godkjent |
| Vedlegg | Utleggsskjemaet som PDF |
| Hentes fra Tripletex | Prosjekter og avdelinger (valgfritt) |
| Tilkobling | Ansattoken fra Tripletex |
Før du starter
- Reiseregning krever modulen Reise og utlegg i Tripletex. Lønnsbilag krever Lønn, men ikke Reise og utlegg.
- Lag et ansattoken i Tripletex under API-tilgang for brukeren integrasjonen skal kjøre som. Integrasjonen får de samme rettighetene som denne brukeren, så brukeren må ha tilgang til reiseregninger eller lønn, og til ansatte, prosjekter og avdelinger.
- Ansatte må finnes i Tripletex med samme fornavn og etternavn som i Utleggsappen. Kontonummeret bør også være registrert, se Ansatte under.
- For reiseregning: kontokoden på hver utleggstype må være kontoen til en reisekostnadskategori i Tripletex.
- For lønnsbilag: kontokodene på utleggstypene og kodene under Innstillinger → Kontering må være lønnsartnumre i Tripletex.
- Avdelinger og prosjekter må ha samme nummer i Utleggsappen som i Tripletex. Det enkleste er å hente dem med synk.
Koble til
- Når support har aktivert Tripletex, gå til Innstillinger → Integrasjoner og velg Tripletex.
- Lim inn ansattokenet i Tripletex employee token.
- Slå på synk og lønnshåndtering etter behov, fyll inn resten av innstillingene og lagre.
Innstillinger
| Felt | Hva det gjør |
|---|---|
| Tripletex employee token | Ansattokenet fra Tripletex. Integrasjonen kjører som brukeren tokenet tilhører. Må fylles ut. |
| Sync projects | Henter prosjekter som ikke er avsluttet, fra Tripletex. |
| Sync departments | Henter aktive avdelinger fra Tripletex. |
| Aktiver lønnshåndtering | Sender rapporter som lønnsbilag i stedet for reiseregninger. Står av som standard. |
| Lønningsdag | Dag i måneden (1–28) lønnsslippene blir tilgjengelige for den ansatte. Standard er 15. Vises når lønnshåndtering er på. |
| Lønnstype for utlegg | Hvor lønnsarten for utlegg hentes fra: Regnskapskode (standard) eller Alternativ regnskapskode på utleggstypen, eller Fast lønnstype. Vises når lønnshåndtering er på. |
| Fast lønnstype for utlegg | Lønnsarten som brukes for alle utlegg når Lønnstype for utlegg er Fast lønnstype. Må fylles ut da. |
| Lønnstype for firmakortutlegg (debetkort) | Lønnsart for utlegg betalt med firmakort (debetkort), og for firmakortutlegg uten registrert korttype. Overstyrer Lønnstype for utlegg. |
| Lønnstype for firmakortutlegg (kredittkort) | Lønnsart for utlegg betalt med firmakort (kredittkort). |
Hva skjer når en rapport godkjennes
Som reiseregning
Med lønnshåndtering av oppretter Utleggsappen én reiseregning på den ansatte i Tripletex:
- Tittel: rapportens tittel, eller beskrivelsen hvis tittelen er tom
- Reisedetaljer: avreise og retur (dato og klokkeslett), fra og til, formål, om reisen er utenlands og om det er en dagsreise, hentet fra reiseregningen i Utleggsappen. For en rapport med bare kjøringer brukes datoen for den første kjøringen som avreise.
- Forskudd: forskuddet fra reiseregningen, hvis det er registrert
- Prosjekt og avdeling: fra rapporten
- Vedlegg: utleggsskjemaet som PDF
Reiseregningen behandles videre i Tripletex som vanlig.
Som lønnsbilag
Med Aktiver lønnshåndtering på oppretter Utleggsappen ett lønnsbilag med én lønnsslipp for den ansatte under Lønn → Lønnsbilag:
- Periode: måneden for den seneste datoen i rapporten
- Dato: den seneste datoen i rapporten
- Lønnsslipp tilgjengelig: Lønningsdag i måneden etter
- Vedlegg: utleggsskjemaet som PDF
Slik føres linjene
Utlegg
Reiseregning: hvert utlegg blir én kostnad med betalingstypen Privat utlegg, utleggets dato, beskrivelse og beløp i grunnvalutaen. Kostnadskategorien finnes ved at kontokoden på utleggstypen sammenlignes med kontoen på reisekostnadskategoriene i Tripletex. Har en kontokode ingen tilsvarende kategori, sendes ikke rapporten. Utleggsappen sender ingen MVA-kode. MVA-behandlingen følger kostnadskategorien i Tripletex.
Lønnsbilag: hvert utlegg blir én linje med antall 1 og beløpet i grunnvalutaen. Lønnsarten hentes fra Lønnstype for utlegg.
Kjøregodtgjørelse og diett
Reiseregning: hver kjøring blir én kilometergodtgjørelse med dato, fra og til, antall kilometer, sats og kjøretøy. Bompenger føres som en egen kostnad. Diett overføres ikke til reiseregningen. Diett må registreres i Tripletex.
Lønnsbilag: kjøregodtgjørelse og diett blir linjer med antall og sats, med trekkfri og trekkpliktig del på hver sin lønnsart. Lønnsartene hentes fra Innstillinger → Kontering.
Firmakort
På lønnsbilag bruker utlegg betalt med firmakort lønnsartene for firmakort når de er fylt ut.
Valuta
Alle beløp sendes i rapportens grunnvaluta. Utlegg i utenlandsk valuta føres med beløpet omregnet. Mangler et utlegg i utenlandsk valuta et omregnet beløp, sendes ikke rapporten.
Når en linje ikke kan føres
Utleggsappen sjekker hele rapporten før noe sendes. Kan en lønnsart, kostnadskategori, et prosjekt, en avdeling eller den ansatte ikke finnes i Tripletex, sendes ingenting, og årsaken vises på rapporten.
Ansatte
Den ansatte søkes opp på fornavn og etternavn i Tripletex. Har en av treffene samme kontonummer som i Utleggsappen, brukes den. Ellers må det finnes nøyaktig én ansatt med nøyaktig det navnet. Er navnet eller kontonummeret ikke entydig, sendes ikke rapporten.
Ansattnummer brukes ikke. Utleggsappen oppretter ikke ansatte i Tripletex.
Prosjekter, avdelinger og utleggstyper
Tripletex har ett prosjekt og én avdeling per reiseregning, satt på bilagshodet. Utleggsappen sender derfor prosjektet og avdelingen som står på rapporten. Prosjekt eller avdeling satt på et enkeltutlegg overføres ikke. Skal en reise fordeles på flere prosjekter i Tripletex, må fordelingen gjøres i Tripletex etter overføring.
Lønnsbilag får ikke prosjekt eller avdeling.
- Prosjekter som ikke er avsluttet, og aktive avdelinger kan hentes fra Tripletex.
- Utleggstyper hentes ikke fra Tripletex. Kontokoden på utleggstypen må tilsvare en reisekostnadskategori eller en lønnsart.
Synk kjøres bare når du trykker Synk på integrasjonssiden. Trykk Synk etter at integrasjonen er koblet til, og hver gang dere oppretter nye prosjekter eller avdelinger i Tripletex.
Ny sending og feil
- Tripletex har ingen sjekk mot dobbel føring. En ny sending oppretter en ny reiseregning eller et nytt lønnsbilag, også når den første sendingen kom inn. Support sjekker Tripletex før en rapport sendes på nytt.
- Ny sending av en rapport gjøres av support. Kontakt support@utlegg.app.
- Kan ikke PDF-en legges ved, er reiseregningen eller lønnsbilaget likevel opprettet. Legg da ved utleggsskjemaet manuelt i Tripletex.
- Feil vises på rapporten under Faktura med en forklaring.
Viktig å vite
- Diett overføres bare med lønnshåndtering på. Som reiseregning må diett registreres i Tripletex.
- Integrasjonen har rettighetene til brukeren som eier ansattokenet. Slutter brukeren eller mister tilgang, feiler sendingene til et nytt token er lagt inn.