Unimicro
Rapporter kan komme inn i Unimicro på to måter, og mange bruker begge:
- Som leverandørfaktura via EHF. Hver godkjent rapport sendes som en EHF-faktura til organisasjonen og havner blant innkommende leverandørfakturaer i Unimicro, der den bokføres som andre fakturaer. Dette er ikke en del av integrasjonen, men en innstilling på organisasjonen som slås på av support. Se EHF og viderefakturering.
- Til lønn via integrasjonen. Med Aktiver lønnshåndtering på sender integrasjonen hver godkjente rapport som variable lønnsposter på den ansatte, med utleggsskjemaet vedlagt. Det trengs når rapportene har trekkpliktige beløp, eller når utlegg skal utbetales med lønnen.
Integrasjonen kan i tillegg hente prosjekter og avdelinger fra Unimicro.
Kobler dere til Unimicro uten å slå på Aktiver lønnshåndtering, synkroniseres bare prosjekter og avdelinger. Skal rapportene inn i regnskapet som bilag, må EHF være slått på for organisasjonen. Kontakt support@utlegg.app.
Samme integrasjon, flere navn
Flere regnskapssystemer er bygget på Unimicro og bruker den samme integrasjonen. I integrasjonslisten vises de med egne navn:
- UniMicro
- UniMicro SMB
- Azets Complete
- Eika Regnskap
- DNB Regnskap
- SpareBank 1 (SpareBank 1 Regnskap). Her velger du i tillegg hvilken SpareBank 1-bank regnskapet ligger hos.
Velg den som tilsvarer systemet dere logger inn i. Alt på denne siden gjelder for alle.
Kort fortalt
| Hva sendes | Lønnsposter for utlegg, kjøregodtgjørelse og diett, når Aktiver lønnshåndtering er på. Rapporter som leverandørfaktura går via EHF, ikke via integrasjonen. |
| Hvor havner det | Variable poster på den ansatte i siste åpne lønnsavregning (Lønn → Lønnsavregning) |
| Når | Når rapporten er endelig godkjent |
| Vedlegg | Utleggsskjemaet som PDF, knyttet til hver lønnspost |
| Hentes fra Unimicro | Prosjekter og avdelinger (valgfritt) |
| Tilkobling | Innlogging i Unimicro og valg av selskap |
Før du starter
- For lønnshåndtering: selskapet må bruke lønn i Unimicro.
- Brukeren som kobler til, må ha tilgang til regnskap og lønn i selskapet.
- Hver utleggstype trenger en kontokode eller alternativ kontokode som tilsvarer en lønnsart i Unimicro, med mindre dere bruker én fast lønnsart for alle utlegg.
- Kodene for kjøregodtgjørelse og diett under Innstillinger → Kontering må være lønnsartnumre i Unimicro: trekkfri og trekkpliktig kjøregodtgjørelse, bompenger, passasjertillegg, tilhengertillegg, tillegg for skog- og anleggsvei, og trekkfri og trekkpliktig diett.
- Legg inn ansattnummer på brukerne i Utleggsappen, likt ansattnummeret i Unimicro.
Koble til
- Gå til Innstillinger → Integrasjoner og velg systemet dere bruker (se listen over).
- For SpareBank 1: velg banken under Miljø.
- Trykk Koble til. Du sendes til innloggingen for Unimicro.
- Logg inn og velg selskapet Utleggsappen skal få tilgang til. Du har 3 minutter på deg. Velger du ikke selskap, feiler tilkoblingen, og du må starte på nytt.
- Når du kommer tilbake, slår du på Aktiver lønnshåndtering, fyller inn resten av innstillingene og lagrer.
Innstillinger
| Felt | Hva det gjør |
|---|---|
| Synkroniser prosjekter | Henter aktive prosjekter fra Unimicro. |
| Synkroniser avdelinger | Henter aktive avdelinger fra Unimicro. |
| Aktiver lønnshåndtering | Sender godkjente rapporter til lønn i Unimicro. Står av som standard. Når den er av, sender integrasjonen ingen rapporter. Bruk da EHF for å få rapportene inn som leverandørfaktura. |
| Lønningsdag | Dag i måneden (1–28) som brukes når Utleggsappen må opprette en ny lønnsavregning. Standard er 15. |
| Lønnstype for utlegg | Hvor lønnsarten for utlegg hentes fra: Regnskapskode (standard) eller Alternativ regnskapskode på utleggstypen, eller Fast lønnstype. |
| Fast lønnstype for utlegg | Lønnsarten som brukes for alle utlegg når Lønnstype for utlegg er Fast lønnstype. |
| Lønnstype for firmakortutlegg (debetkort) | Lønnsart for utlegg betalt med firmakort (debetkort), og for firmakortutlegg uten registrert korttype. Overstyrer Lønnstype for utlegg. |
| Lønnstype for firmakortutlegg (kredittkort) | Lønnsart for utlegg betalt med firmakort (kredittkort). |
| Konto for utlegg | Om lønnspostene for utlegg skal ha en konto: Ingen konto (standard), Regnskapskode eller Alternativ regnskapskode på utleggstypen. |
| Regnskapskode for viderefakturering | Kontoen som brukes på utleggene når rapporten er merket for viderefakturering. |
Hva skjer når en rapport godkjennes
Med Aktiver lønnshåndtering på legger Utleggsappen rapportens linjer inn som Variable poster på den ansatte i den siste åpne lønnsavregningen under Lønn → Lønnsavregning. Lønnspostene blir med når lønnsavregningen kjøres i Unimicro.
Finnes det ingen åpen lønnsavregning, oppretter Utleggsappen en for inneværende måned, med utbetaling på Lønningsdag i måneden etter.
Utleggsskjemaet lastes opp som PDF og knyttes til hver lønnspost. Etter sendingen sjekker Utleggsappen at lønnspostene faktisk ligger i Unimicro før rapporten regnes som levert.
Er rapporten merket for viderefakturering, sendes det i tillegg en EHF-faktura, se EHF og viderefakturering.
Slik føres linjene
Utlegg
Hvert utlegg blir én lønnspost med antall 1 og utleggets beløp i grunnvalutaen som sats. Lønnsarten hentes fra Lønnstype for utlegg.
Når Konto for utlegg er satt, får lønnsposten kontoen fra utleggstypen, og MVA-koden hentes fra kontoen i Unimicro. Finnes ikke kontoen i Unimicro, feiler sendingen. Er MVA-en på utlegget registrert som ikke fradragsberettiget, føres lønnsposten uten MVA.
Kjøregodtgjørelse og diett
Hver kjøring gir egne lønnsposter for trekkfri og trekkpliktig kjøregodtgjørelse, bompenger, passasjertillegg, tilhengertillegg og tillegg for skog- og anleggsvei, med antall og sats. Lønnsartene hentes fra Innstillinger → Kontering.
Diett føres som trekkfri og trekkpliktig del på hver sin lønnsart. Sammenhengende dager med samme sats slås sammen til én lønnspost med fra- og til-dato og antall dager.
Firmakort
Utlegg betalt med firmakort bruker lønnsartene for firmakort når de er fylt ut. Lønnsposter for firmakortutlegg får aldri konto, fordi kostnaden allerede er ført gjennom korttransaksjonen. Kontoen står i stedet først i teksten på lønnsposten, for eksempel 7140 - Lunsj med kunde.
Valuta
Alle beløp sendes i rapportens grunnvaluta. Utlegg i utenlandsk valuta føres med beløpet omregnet.
Ansatte
Den ansatte finnes på ansattnummer. Har brukeren ansattnummer i Utleggsappen og det ikke finnes i Unimicro, feiler sendingen.
Uten ansattnummer søkes det på fullt navn. Det må da finnes nøyaktig én ansatt med det navnet. Finnes flere, feiler sendingen. Legg inn ansattnummer for å unngå navnesøk.
Utleggsappen oppretter ikke ansatte i Unimicro. Lønnspostene knyttes til et aktivt arbeidsforhold på den ansatte når det finnes et.
Prosjekter, avdelinger og utleggstyper
- Prosjekter og avdelinger kan hentes fra Unimicro, slik at ansatte kan velge dem i Utleggsappen. De sendes ikke med på lønnspostene.
- Utleggstyper hentes ikke fra Unimicro. Lønnsarter og kontoer settes som kontokoder på utleggstypene.
Synk kjøres bare når du trykker Synk på integrasjonssiden. Trykk Synk etter at integrasjonen er koblet til, og hver gang dere oppretter nye prosjekter eller avdelinger i Unimicro.
Ny sending og feil
- Ved ny sending sjekker Utleggsappen hvilke lønnsposter som allerede ligger i Unimicro, og sender bare de som mangler.
- Slettes en lønnsavregning i Unimicro, forsvinner også lønnspostene Utleggsappen sendte dit. Rapporten står fortsatt som levert. Utleggsappen oppdager dette ved en daglig kontroll, men lønnspostene må sendes på nytt.
- Ny sending av en rapport gjøres av support. Kontakt support@utlegg.app.
- Feil vises på rapporten under Faktura med en forklaring.
Viktig å vite
- Med Aktiver lønnshåndtering av sender integrasjonen ingenting til Unimicro, bare prosjekter og avdelinger synkroniseres. Rapportene kommer da bare inn hvis EHF er slått på for organisasjonen.
- Har dere både EHF og lønnshåndtering på, går hver rapport både til lønn og som EHF-faktura. Avtal med regnskapsføreren hvilken av dem som bokføres, slik at utlegget ikke føres to ganger.
- Kontroller at hver utleggstype og hver kode under Innstillinger → Kontering har et gyldig lønnsartnummer. Mangler en linje lønnsart, sendes ingenting, og rapporten feiler med en melding som navngir linjene.