Visma Business NXT
Visma Business NXT-integrasjonen fører hver godkjente rapport som ett bilag i en ny bunt i Business NXT, med den ansatte som leverandør. Bunten oppdateres ikke automatisk, så regnskapsføreren kontrollerer og oppdaterer den selv.
Kort fortalt
| Hva sendes | Ett bilag per godkjent rapport, i en ny bunt |
| Hvor havner det | Bunten i valgt bilagsserie i Business NXT, ikke oppdatert |
| Når | Når rapporten er endelig godkjent |
| Vedlegg | Ingen. Hver linje har en lenke til rapporten i Utleggsappen. |
| Hentes fra Business NXT | Prosjekter |
| Tilkobling | Utleggsappen sin integrasjon fra Visma App Store (anbefalt), eller en egen applikasjon i Visma Developer Portal |
Før du starter
- Gi Utleggsappen tilgang til selskapet i Business NXT. Se Gi Utleggsappen tilgang under.
- Bruker dere en egen applikasjon, finn firmanummeret til selskapet i Business NXT. Med Utleggsappen sin integrasjon finner vi selskapet selv.
- Med Utleggsappen sin integrasjon: sjekk at organisasjonsnummeret er registrert på organisasjonen i Utleggsappen, og at det er det samme som på selskapet i Business NXT.
- Bestem bilagsserie og bilagsart som utleggene skal føres på, og en standard debetkonto for linjer uten kontokode.
- Sett kontokode på hver utleggstype, og kodene for kjøregodtgjørelse og diett under Innstillinger → Kontering. Kontoene må finnes i Business NXT og ikke være sperret for direkte postering.
- Avdelinger hentes ikke fra Business NXT. Opprett dem i Utleggsappen med avdelingsnummeret fra Business NXT som kode.
- Ansatte må ha kontonummer registrert i Utleggsappen. Det brukes når de opprettes som leverandør.
Gi Utleggsappen tilgang
Utleggsappen kobler seg til med sin egen integrasjon i Visma, så dere trenger ingen nøkler. Dere gir den tilgang til selskapet i Business NXT:
- Aktiver Utleggsappen i Visma App Store.
- I Business NXT: åpne tabellen Bruker i et oppsett, og vis kolonnen Connect-applikasjon (den er skjult som standard). Opprett en bruker med navnet
isv_utleggsappen, og huk av for Connect-applikasjon før du lagrer. Den som gjør dette, trenger rollene Applikasjonstilgang og Systemansvarlig i Visma.net Admin. Visma beskriver stegene i oppsett av bruker for integrasjoner. - Åpne tabellen Connect applikasjonstilgang i et oppsett, og legg brukeren til for selskapet, med en tilgangsgruppe som kan lese kontoer, leverandører og organisasjonsenheter, og opprette bunter, bilag og leverandører.
Skal flere selskaper kobles til, gjentar dere steg 3 for hvert selskap.
Egen applikasjon i Visma Developer Portal
Har dere allerede en egen applikasjon i Visma Developer Portal, kan dere bruke den i stedet. Opprett brukeren i Business NXT med samme navn som klient-ID-en til applikasjonen, gi den tilgang på samme måte, og velg Egen integrasjon når du kobler til.
Koble til
- Gå til Innstillinger → Integrasjoner, velg Visma Business NXT og trykk Koble til.
- La Integrasjon stå på Utleggsappen sin integrasjon. Bruker dere en egen applikasjon, velg Egen integrasjon og fyll inn Klient-ID, Klienthemmelighet og Selskapsnummer.
- I steget Tilkobling sjekker Utleggsappen at vi når selskapet i Business NXT:
- Med Utleggsappen sin integrasjon finner vi selskapet som har samme organisasjonsnummer som organisasjonen i Utleggsappen. Du ser navnet på selskapet når det er funnet.
- Har dere ikke gitt tilgang ennå, viser steget hva som må gjøres i Visma. Steget sjekker igjen av seg selv mens du gjør det, og du kan trykke Sjekk igjen.
- Har flere selskaper samme organisasjonsnummer, velger du det riktige fra en liste.
- Fyll inn bilagsserie, bilagsart og standard kostnadskonto, og velg om leverandører skal opprettes automatisk.
- Aktiver integrasjonen.
Organisasjonsnummeret må være registrert i Utleggsappen før dere kobler til med Utleggsappen sin integrasjon. Skal dere føre i et selskap med et annet organisasjonsnummer, bruk en egen integrasjon eller kontakt support.
Du kan senere bytte mellom Utleggsappen sin integrasjon og en egen applikasjon. Tilgangen sjekkes på nytt hver gang, og bytter du til Utleggsappen sin integrasjon, finner vi selskapet ut fra organisasjonsnummeret. Klienthemmeligheten vises ikke etter at den er lagret. La feltet stå tomt for å beholde den.
Innstillinger
| Felt | Hva det gjør |
|---|---|
| Integrasjon | Utleggsappen sin integrasjon (anbefalt) eller Egen integrasjon. |
| Klient-ID | Bare for egen integrasjon: Client ID-en til applikasjonen i Visma Developer Portal. |
| Klienthemmelighet | Bare for egen integrasjon: Client Secret-en til den samme applikasjonen. |
| Selskapsnummer | Bare for egen integrasjon: firmanummeret til selskapet i Business NXT. Med Utleggsappen sin integrasjon finner vi selskapet selv. |
| Bilagsserie | Bilagsserien bunten opprettes i. |
| Bilagsart | Bilagsarten som settes på hver linje. |
| Standard kostnadskonto | Kontoen en linje føres på når utleggstypen eller koden under Kontering mangler kontokode. |
| Opprett leverandør automatisk | Oppretter den ansatte som leverandør i Business NXT når ingen leverandør har samme e-postadresse. Standard er på. |
Support kan i tillegg sette hvilken organisasjonsenhet som brukes for prosjekter og avdelinger (standard 1 og 2), hvilket nummerområde nye leverandører får, og standard leverandørgruppe og betalingsbetingelse.
Hva skjer når en rapport godkjennes
Utleggsappen oppretter en ny bunt i bilagsserien og legger ett bilag i den:
- Bunt: en ny bunt per rapport, datert dagen rapporten sendes
- Status: bunten oppdateres ikke. Regnskapsføreren kontrollerer og oppdaterer den i Business NXT.
- Tekst: utleggets beskrivelse på debet-linjene, og rapportens beskrivelse eller tittel på leverandørlinjen
- Lenke: hver linje har en lenke til rapporten i arkivet i Utleggsappen, der kvitteringene ligger
Slik føres linjene
Leverandørlinjen
Rapportens totalbeløp krediteres den ansattes leverandørnummer, på én linje.
Utlegg
Hvert utlegg blir én debet-linje på kontoen som står som kontokode på utleggstypen. Mangler utleggstypen kontokode, brukes Standard kostnadskonto.
Utleggsappen sender ingen MVA-kode. Om det blir beregnet MVA på linjen, avhenger av oppsettet på kontoen i Business NXT.
Kjøregodtgjørelse og diett
Kjøregodtgjørelse og diett deles i en trekkfri og en trekkpliktig del, med hver sin linje. Kontoene hentes fra Innstillinger → Kontering: kjøregodtgjørelse, passasjertillegg, tilhenger, skog- og anleggsbilkjøring og bompenger får hver sin trekkfrie konto, og diett får konto etter type overnatting. Den trekkpliktige delen føres på kontoen for trekkpliktig kjøregodtgjørelse eller diett. Mangler en kode, brukes Standard kostnadskonto.
Valuta
Beløpene sendes i grunnvalutaen. Utlegg i utenlandsk valuta føres med beløpet omregnet.
Ansatte
Den ansatte føres som leverandør. Utleggsappen ser etter en leverandør i Business NXT med samme e-postadresse som brukeren. Finnes ingen, og Opprett leverandør automatisk er på, opprettes en ny leverandør med navn, e-postadresse, kontonummer, adresse og telefonnummer fra Utleggsappen.
Er Opprett leverandør automatisk av, må alle ansatte som leverer rapporter, finnes som leverandør i Business NXT med samme e-postadresse før rapporten sendes. Mangler leverandøren, feiler sendingen med en melding som sier hvilken e-postadresse som må legges inn.
Prosjekter, avdelinger og utleggstyper
- Hver linje får enten prosjekt eller avdeling, aldri begge. Har linjen et prosjekt, sendes prosjektet. Ellers sendes avdelingen.
- Prosjekter settes per linje, fra prosjektet på utlegget, kjøringen eller dietten. Prosjektene hentes fra Business NXT når du trykker Synk på integrasjonssiden. Trykk Synk etter at integrasjonen er koblet til, og hver gang dere oppretter eller endrer navn på prosjekter i Business NXT. Navnet i Business NXT overskriver navnet i Utleggsappen.
- Avdelinger tas fra rapporten, ikke fra den enkelte linjen. De hentes ikke fra Business NXT. Opprett dem i Utleggsappen med samme nummer som i Business NXT.
- Utleggstyper hentes ikke. Kontokoden settes manuelt på hver utleggstype.
Før bilaget opprettes, sjekker Utleggsappen at alle kontoer, prosjekter og avdelinger på linjene finnes i Business NXT, og at ingen konto er sperret for direkte postering. Er noe feil, sendes ingenting, og rapporten viser hva som mangler, for eksempel «Konto 6860 er sperret for direkte postering i Visma».
Ny sending og feil
- Ny sending av en rapport gjøres av support. Kontakt support@utlegg.app.
- Ved ny sending ser Utleggsappen etter et bilag for samme rapport i bunter som ikke er oppdatert. Finnes et identisk bilag, sendes rapporten ikke på nytt. Finnes et bilag som avviker (for eksempel etter at rapporten er endret), sendes det nye, og merknaden på rapporten sier hvilket gammelt bilag som kan slettes.
- Er bunten med det første bilaget allerede oppdatert, ser ikke Utleggsappen det, og en ny sending fører rapporten to ganger. Si fra til support før ny sending i så fall.
- Feiler sendingen etter at bunten er opprettet, kan det ligge igjen en tom eller halvferdig bunt i Business NXT. Den kan slettes.
- En rapport uten utlegg, kjøring eller diett sendes ikke.
- Feil vises på rapporten under Faktura med en forklaring.
- Fjernes tilgangen i Business NXT (brukeren
isv_utleggsappeneller raden i Connect applikasjonstilgang), feiler sendingene til den er gitt tilbake.
Viktig å vite
- Bunten må oppdateres i Business NXT før bilaget er bokført.
- Kvitteringer lastes ikke opp til Business NXT. De ligger i Utleggsappen, og lenken på hver linje går dit.
- Mens integrasjonen er aktiv, må ansatte registrere kontonummer, og innsamling av kontonummer kan ikke slås av.