E-postlevering
E-postlevering sender utleggsskjemaet for hver godkjente rapport som PDF på e-post. Rapporter med trekkpliktige beløp kan gå til egne mottakere, for eksempel lønn, mens resten går til regnskap.
Kort fortalt
| Hva sendes | Én e-post per godkjent rapport, med utleggsskjemaet som PDF-vedlegg |
| Hvor havner det | I innboksen til mottakerne dere har satt opp |
| Når | Når rapporten er endelig godkjent |
| Vedlegg | Utleggsskjemaet som PDF |
| Hentes inn | Ingenting |
| Tilkobling | Ingen. Dere fyller bare inn e-postadresser |
Før du starter
- Slå av den innebygde e-postleveringen. Under Innstillinger → Integrasjoner → Levering finnes en egen bryter som også heter E-postlevering og sender rapporten til én adresse. Står den på, får mottakerne rapporten to ganger. Slå den av når dere tar i bruk integrasjonen.
- Sjekk avdelingene. En avdeling kan ha Send som e-post slått på med egen Faktura-e-post. Slå den av for avdelinger som skal bruke integrasjonen.
- Bestem mottakere. Hvem skal ha alle rapporter, og skal rapporter med trekkpliktige beløp gå et annet sted?
Koble til
- Gå til Innstillinger → Integrasjoner og velg E-postlevering i listen over integrasjoner.
- Fyll inn minst én adresse i Standard-mottakere.
- Fyll eventuelt inn Mottakere for trekkpliktige rapporter.
- Lagre.
Innstillinger
| Felt | Hva det gjør |
|---|---|
| Standard-mottakere | Adressene som får rapporter uten trekkpliktige beløp. Påkrevd. Flere adresser er mulig. |
| Mottakere for trekkpliktige rapporter | Rapporter med trekkpliktige beløp sendes hit i stedet for til standard-mottakerne. La stå tom for å sende alt til standard-mottakerne. |
Hva skjer når en rapport godkjennes
Utleggsappen sender én e-post til alle mottakerne på listen rapporten hører til:
- Avsender: Utleggsappen,
noreply@utleggsappen.no - Emne:
<organisasjon> - Nytt utleggsskjema fra <ansatt> (<fakturanummer>) - Vedlegg: utleggsskjemaet som PDF
Rapporten markeres som levert når e-posten er sendt.
Hvem får rapporten
En rapport går til Mottakere for trekkpliktige rapporter når den inneholder minst ett av disse:
- trekkpliktig kjøregodtgjørelse, det vil si en kilometersats over den trekkfrie satsen
- trekkpliktig diett
- kompensasjonstillegg ved reise i utlandet
Alle andre rapporter går til Standard-mottakere. Vanlige utlegg er aldri trekkpliktige. Hver rapport går bare til én av listene, så en trekkpliktig rapport sendes ikke også til standard-mottakerne. Er listen for trekkpliktige rapporter tom, går alt til standard-mottakerne.
Ny sending og feil
- Hver faktura sendes bare én gang. Er e-posten allerede sendt, sendes den ikke på nytt. Trenger noen rapporten igjen, videresend den opprinnelige e-posten.
- Midlertidige feil ved sending prøves på nytt automatisk. Andre feil gir status Mislykket.
- Ny sending av en rapport gjøres av support. Kontakt support@utlegg.app.
- Feil vises på rapporten under Faktura med en forklaring.
Viktig å vite
- Den innebygde E-postlevering under Levering og integrasjonen E-postlevering er to forskjellige ting med samme navn. Bruk bare én av dem.
- E-posten inneholder bare emnelinjen og PDF-en. Det er ingen egen tekst i e-posten.
- Endrer dere mottakerne, gjelder det rapporter som sendes etterpå.